ビジネスシーンにおいては仕事ができるにこしたことはないのですが、新入社員には、謙虚さと意欲を備えている事も重要です。
社会人マナーとして不可欠な4つの心構えからご紹介します。
不可欠な4つの心構え
1. 時間厳守
遅刻は厳禁です。始業時刻の10分前までにはオフィスに到着する心がけが必要です。これは、取引先の企業を訪問する上でも必要な心がけです。一人が時間を守れない為に、企業全体がそういったイメージで見られてしまう事がありますので、ご注意ください。
2. 自覚と責任感
労働の対価として給料を貰っている事を自覚してください。企業は、利益を得る為に労働力を確保しています。常に、自分の行動が利益に繋がるかどうか考えた上で行動する必要があります。
3. 仕事を覚える
新入社員だという立場に甘えて、質問ばかり繰りかえしていては戦力外だという評価を与えられてしまう可能性があります。教えてもらったことは、必ず、メモをとり、同じ質問を繰りかえさない事が基本です。その上で、企業としての方針を理解した上で、企業としての利益をあげる提案をできる事が仕事です。
4. 企業としてのルールを把握する
企業独自のルールは、組織としてのバランスをとる為に制度化されたものです。異論を感じる事があっても、ルールは守りその意味を把握する事が重要です。
時間厳守の意義
出社
電車の遅延や体調の不具合といった理由で遅刻を余儀なくされた場合は、始業10分前までには会社に連絡を入れる必要があります。電話で遅刻の理由と、出社可能な時間を連絡して下さい。
電車の遅延で出社が遅れる場合は、遅延証明書の提出が必要になります。遅延証明書は、改札で配布されていますので受け取って提出してください。出社後は、上長の方に出社した事を連絡し遅刻してしまった事を謝罪します。
前日から予め、悪天候が予想される場合は、どの程度電車が遅延するか考慮した上で、始業時間に間に合う様に出社する努力が必要です。
退社
自分に割り当てられた仕事が終了したからといって、退社して良いというものではありません。部署内で手伝える仕事が無いか確認する必要があります。新人社員は、覚えるべき事もたくさんありますので、自主的に仕事についての情報を集める事も必要です。
ただし、体調不良や、風邪やインフルエンザなどうつしてしまう可能性のある病気が疑われる場合は、その旨を上長の方に相談した上で、早退し、病院へ行く事をお奨めします。無理をして会社に残っている事が、企業としての活動の妨げになってしまう場合があります。
取引先とのアポイントメント
もちろん、遅刻は厳禁です。10分前までには訪問先の受付を訪れてください。電車の遅延、先の仕事の時間のずれなどでやむを得なく遅れてしまう場合は、できるだけ早く先方に連絡を入れ、時間をずらすまたは日を改めるなどの相談をもちかける必要があります。
また、訪問を受ける場合も、同様です。取引先の方を待たせてしまう事が無いように心がけてください。
社内ミーティング
ミーティングの規模によらず、遅刻は厳禁です。遅れる場合は、必ず連絡を入れる必要があります。
退社時のマナー
上長に現在の仕事の進捗状況などを報告した上で、「お先に失礼します。」と必ず挨拶してから退社してください。
オフィスでの態度
オフィス内で前向きな姿勢を見せる新入社員は、好印象を受けます。信頼できる新入社員だと印象付ける為には、下記の事にご注意ください。
デスクに向かう姿勢の良さ
オフィス内では、歩いている時もそうですが、デスクに向かっている姿勢が良いと周囲に良い印象を与えるものです。背筋を伸ばしてデスクに向かい、真剣な表情で仕事に向かってください。
周囲への配慮を怠らない
ふともらした独り言が誰かの集中力を乱してしまう可能性もありますので、オフィス内では、できるだけ静かに過ごす様、心がけてください。周囲に電話中の方がいる場合は、電話の相手にこちらの音が漏れている事もありますので配慮が必要です。
電話応対は素早く
電話応対は、新入社員にとって大切な業務です。着信音の回数が少ない内に受話器をとる必要があります。受話器をとった後は、はっきりと社名と自分の名前を名乗った上で、相手の用件に耳を傾けてください。電話の近くに、電話の応対方法をメモしておくと慌てずに対応できます。また、電話の転送にもたついたり、誤って電話を切ってしまったりしない様に、電話の扱い方もメモして電話のそばに貼っておくと便利です。
雑務なども進んで引き受けて
お茶出しや片付け、洗い物、お使いなどは、言われる前に率先して行う様にしていると、周囲に良い印象を与える事ができます。
返事は短くはきはきと
名前を呼ばれた場合は、はっきりと返事を返したら、即、呼んだ人の所へ向かってください。自分の仕事に集中する余りに、周囲の声が聞こえなかったというのは言い訳になりません。常に、周囲に気を配りながら自分の仕事をこなす様、心がけてください。
目上の方との接し方
企業において上司や先輩は、社会人としての経験を積まれている方ですので、敬意を払って接する必要があります。
就業時間中の居場所は明確に
就業時間中のスケジュールは、ホワイトボードに書き込んだり、スケジュールに登録するなどの方法で、共有しておく事は企業によってルールが決められていると思います。外出中に取引先から電話が入った際に、外出先も帰社時間も不明といった状況では、仕事相手として信頼を得る事は難しいと思います。また、外出先から直帰する場合は、必ず上長に連絡を入れ許可を得る必要があります。
退社時のデスクの整理
資料などが出しっぱなしの状態で退社してはいけません。資料などはデスク引き出しに片付け、鍵をかけてください。
オフィス内でのタブー
私語
周囲とコミュニケーションをとる程度の私語は必要ですが、余りに長い時間の私語は避ける必要があります。
私用
就業時間に、緊急でない私用の電話やメールに対応するのはおやめください。家族の都合などにより止む無く対応の必要がある場合は、事前に周知しておく必要があります。また、使用電話を受ける場合は、一旦、廊下に出るなどして周囲に配慮した上で対応する事を心がけてください。
喫煙
オフィス内は禁煙と定められている場合、喫煙できるスペースが指定されている場合がありますので、喫煙をされる方は予めご確認ください。また、喫煙の為に、席を外す機会が多いと余り良い印象をもたれない場合もありますので、お気をつけください。
飲食
社内での飲食については、飲食が可能なスペースや、飲食後のごみ捨てについてのルールが決められている場合がありますので、予めご確認ください。デスクでの飲食が可能な場合であっても、就業時間内は音が目立つものや匂いが気になるものは避けるのがマナーです。
あくび
あくびをしていると、やる気が無い不真面目な印象を与えてしまいます。新入社員の内は、できるだけ睡眠時間を充分にとっておく事をお奨めします。また、メントール系のタブレットを眠気覚ましに用いる事もお奨めします。
ほおづえ・あぐら
仕事に対する気構えを疑われてしまう事もありますので、ご注意ください。
共有スペース
共有スペースは、誰もが気持ちよく使える様に整理整頓を心がけてください。また、共有の資料などは、使用後は直ぐに元の場所に戻す事を心がけてください。
デスク周りの整頓
デスクの上が乱雑になっていると、業務に支障をきたす事になりかねませんので、整理整頓を心がけてください。基本的にデスクの上には、今の作業に必要な物が出ている状況が望ましいです。すぐに又必要になるからと、デスクの上に不要な物を出したままにするよりは、必要になる度に決まった置き場所から取り出す方が、効率よく仕事をする事ができます。
昼休憩や外出などでデスクを長時間離れる時、また、退社時は、資料などが机の上に出しっぱなしになっていないか確認する必要があります。他人のデスクの上の物については、触らないでいるのが基本です。必要な資料を探す為にデスクの上の物を動かしたり、すぐに返すからと許可を得ずに物を借りてしまったりした場合、所有者の方が困ってしまう事になる場合があります。
具体的なデスク周りの整頓方法については、下記を参考にしてください。
デスクの上
退社時には、電話、パソコンだけが置かれた状態にする。
引き出し
引き出しは、3段に分かれている場合が多いです。上段の底の浅い引き出しには、名刺、印鑑、クリップ、筆記用具などの文房具を。中段には、現在携わっている業務の資料をクリアファイルなどに区分して。下段は、保管しておくべき資料をファイリングして保存するという使い方が一般的です。
電話
電話は、手がとどいやすい位置に、就業中は、取りやすい位置にメモ用紙と筆記用具を準備しておく事をお奨めします。
ビジネスバッグ
ロッカーがあれば、ロッカーを利用するのが望ましいですが、ロッカーが無い場合は、周囲の邪魔にならない様に、机の下のスペースを置き場所として利用する方が多いです。
ロッカーの有効利用
ロッカーは、予備の着替えや弔事に備えた物を置く為にご利用ください。ロッカーを利用する際は、施錠を心がけてください。ロッカーに入りきらないからといって、ロッカーの上に物をおくのはマナー違反です。入りきらない場合は、物を減らすなどして整頓を試みてください。
公私の区別を
プライベートと仕事の区別はきっちりとつける必要があります。例えば、会社で配布されたスマートフォン、PCなどは、私的な目的に利用する事はおやめください。また、文房具類についても、会社で配布されたものは、基本的に業務内での使用に留めてください。曖昧にせずに、公私の区別をきっちりつけておく事は大切なビジネスのマナーです。
喫煙のルール
オフィス内は禁煙と定められている場合、別途、喫煙スペースが設けられていると思いますので、喫煙する場合は、必ず所定の場所をご利用ください。
喫煙スペースを利用する場合は、必要以上に長居をしない事、煙草の火は完全に消す事、灰皿などの後始末をするなど、周囲に配慮する事を心がけてください。オフィス内での喫煙が可能な場合であっても、周囲には、煙草の煙を苦手とする方がいらっしゃる事が考えられますので「吸っても大丈夫ですか」と、声を掛ける事や、必要以上に煙を拡散させない配慮はとても大切です。
煙草の煙を苦手とする方は、喫煙者が思っている以上に、喫煙者の行動が目に付いてしまう様です。もし、上司の方が、煙草が苦手な場合は、喫煙所に行く回数を抑えるなどの配慮する事が大切です。
機密事項について
企業には、社外に漏らすべきではない事項があります。守秘義務については、就業規則として明記されているでしょうが、明記されていない場合であっても、業務に関する事項については、社外では口にするべきではありません。情報が漏れない為に配慮すべき事をご紹介します。
人混みでの会話に要注意
社内の者の間での会話であっても、会社の外では、業務に関する会話は避ける事が望ましいです。また、携帯電話での会話や、メールの使用についても、周囲の目を気にした上で行う事をお奨めします。
PC、重要資料の持ち出しには注意を
外出や出張の際のPCの持ち出し、または重要書類を持ち出す際は、充分にご注意ください。紛失や盗難は、大きな問題に繋がる事も考えられますので、まず、社内に報告し対処していく必要があります。発覚を恐れて隠してしまうと余計に問題が広がってしまいます。
社内における資料の管理
部署の間で共有できない情報もありますので、社内であっても、長時間デスクを離れる際には、資料は施錠できる引き出しにしまう必要があります。
【社外秘・部門秘扱いとする情報】
・新規プロジェクト…社外は勿論ですが、場合によっては、部門秘扱いとなります。
・顧客情報…顧客の住所、氏名、電話番号など
・社員情報…社員の氏名、略歴、給与情報など
・製造に関わる情報…特殊技術、コスト、原価など
給与明細の見方
給与明細は、企業によって異なりますが、概ね下記の様な内容になります。
・基本給・・・企業内で定められた給与です。
・雇用保険料・・・労働者や事業主が必ず入る保険です。失業した場合に保証があります。
・厚生年金・・・国に保険料を払う年金の制度です。国民年金の基礎年件に上乗せされます。
・健康保険料・・・病院での医療費を一部、負担してくれます。
・所得税・・・所得の金額に応じてかかる税金です。毎月、給与から天引きされます。
・住民税・・・ご自身が住んでいる市区町村への税金です。こちらも給与から天引きされます。
・残業代・・・所定外の時間に働いた分の賃金で、休日出勤分もここに含まれます。
・通勤定期券代・・・交通費で、定期券は現物で支給されるときもあります。
福利厚生について
福利厚生は、従業員の経済的な保障を行なう事で、勤労意欲を高める事を目的としている制度です。健康保険、年金、社員旅行、家賃補助や、社員寮、資格取得支援など様々な内容があります。
施設割引
指定の宿泊施設やレジャー施設などを従業員およびその家族が割安に利用できる制度です。映画鑑賞、スポーツクラブの会費の割引などを受ける事ができます。
住宅手当
従業員の家賃の一部を企業が援助する制度です。
スクール割引
資格取得や知識の向上を目的とした講座の費用が割引される制度です。
子育て支援
妊娠、出産、育児のための休暇、休業制度です。また、ベビーシッターの割引制度、家事代行サービスなどが受けられる場合もあります。
昼食手当
1日の昼食代をいくらか負担してくれる場合、充実した社内食堂を設けてくれる場合、などがあります。
企業内の部署の役割
企業内には、企業によって名称などは異なりますが、概ね下記の様な役割を担う部署が存在します。
・企画…製品の開発、ターゲットの分析
・営業…自社のサービスや製品のセールス
・広報…自社や自社の製品について社外へのアピール
・法務…知的財産の管理、訴訟問題への対応
・総務人事…従業員の支援、従業員の採用・異動・教育
・経理…資産の運用の管理
・生産…製品の生産、設計、品質管理
いかがでしたでしょうか。社会人のマナーとして、まずその心構えをしっかりと理解し、日ごろの仕事に活かしいただければと思います。
