こんにちは。
社会人歴15年、ビジマナの礼子です。
急な身内の不幸があると、会社を休むことは避けられない状況ですが、なるべく仕事に影響が出ないようにしたいものです。
会社や取引先に迷惑がかからないように、スマートに連絡する方法やメールの例文を紹介します。
身内の不幸は会社の誰に連絡するべき？メールでもいいの？
身内に不幸があった場合に、まず連絡すべきなのは直属の上司です。休むことが決まり次第、すぐに電話をしましょう。メールで連絡する方法もありますが、メールは相手が気付かないこともあり、いつ見られるか分かりません。
仕事への影響を最小限にするためにも、すぐに連絡がつく電話で伝えるようにしましょう。もし、上司が電話に出られない場合には、伝言を残しますが、時間をおいてから再度電話をかけてみることも必要です。直接、話をしなければ分からないこともあるので、できるだけ本人と話すようにします。
もし、身内の不幸を知ったのが早朝や深夜で、電話をするのが難しい時間であればメールで伝えましょう。不幸があり休まなければいけない旨を伝え、その後電話ができる時間になってから改めて連絡しましょう。
身内の不幸で上司に伝えるべき内容は？
上司に連絡をする時には、誰（自分との続柄）が、いつ亡くなったのか、喪主は誰か、通夜と告別式の日時・会場名・住所・会場連絡先を、もれがないよう伝えます。
上司はその情報から、慶弔休暇の日数、会社から葬儀に参列するかどうかなどを判断するので、必ず伝えておきましょう。慶弔休暇は、会社によってルールが異なりますので、どのくらいの期間休みをもらえるのかはその時に確認を。
両親が亡くなった場合5日程度、兄弟姉妹や祖父母の場合2日程度は休みが必要になります。遠方の場合は移動時間もかかるため、目安としてどれくらいの日数が必要かも伝えましょう。
訃報の報告に加えて仕事の報告と相談を
葬儀関連の報告を終えたら、今自分が抱えている仕事について連絡と相談をします。
急ぎの仕事があれば、誰に引継ぎをお願いするか相談を。
取引先への訪問や来客対応などの予定が入っていたら、スケジュールを変更すべきか、誰かに代わってもらうかも相談しておきましょう。
取引先に身内の不幸を知らせる場合は取り急ぎメール連絡を
取引先との約束があれば、延期してもらうべきなのか、社内の他の誰かが代理として参加するべきなのか、最適な方法を決めてから連絡します。
自分の判断で決めてしまわずに、上司や同僚の意見を聞くことが必要です。なるべく業務に影響が出ないように調整しましょう。
会社＆取引先への身内の訃報の伝え方 メール文例集
身内の不幸があった時に使えるメールの例文を紹介します。
・母親の訃報を会社の上司に伝えるメール例文
【本文】 平成○年○月○日 営業部 営業推進課課長 ○○○○様 本日午後〇時、母・○○○○が他界いたしました。直接お電話すべきところですが、このような時間なので、取り急ぎメールにてご連絡いたしました。 以下ご報告申し上げます。
死亡者氏名：○○○○
年齢：享年８０歳
死亡日時：令和○年○月○日 午後○時○分
続柄：母
死因：脳卒中 ※死因は状況によっては省いても問題ありません。
通夜：令和○年○月○日(○) 午後六時より
葬儀告別式：令和○年○月○日(金) 午後二時より三時まで
場所：○○会館 (住所、電話番号)
仏式：浄土真宗 喪主：○○○○(長男) ※喪主の名前は必ず記載を
慶弔休暇につきまして：就業規則より○月○日から○月○日の〇日間、慶弔休暇の申請をさせていただきます。
連絡先：営業部 営業推進課○○○○
電話番号：自宅電話 ※携帯の電話番号・メールアドレスなども併記しておくと親切。
自宅住所：〇〇県○○市○○○町○丁目○番地○
明日の朝、改めてお電話いたします。何卒よろしくお願い申し上げます。
営業部 営業推進課 ○○○○
・上司に忌引き休暇を申請する場合の例文
【本文】
営業部 営業推進課課長 ○○○○様
〇〇課長、お疲れ様です。
母・〇〇〇〇の死去に伴い、忌引き休暇の取得をお願いいたしたく、ここに届け出いたします。
内容は以下の通りです。
期間：令和○年○月○日～令和○年○月○日まで計○日間
理由：母の葬儀の準備・片付けのため
忌引き休暇中は携帯電話（090-ｘｘｘ）へご連絡いただけると助かります。
何卒よろしくお願いいたします。
営業部 営業推進課 ○○○○
身内に不幸があったこと、休暇が必要なことを伝えます。休む期間、自分の連絡先なども記載しておきます。
・取引先にアポイントメント変更をお願いする場合の例文
【本文】
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
〇月〇日 ＸＸについての打合せをお願いしておりました件でご連絡差し上げました。
私事で大変恐縮ではございますが、身内に不幸があったため、打合せの予定を延期していただければと存じます。
急な予定変更となってしまい、誠に変申し訳ございません。
なお、私の不在の間に何かありましたら、弊社〇〇宛にご連絡お願い致します。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
休暇明けに改めてお日にちの調整についてご連絡させていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇 営業部 営業推進課〇〇〇〇
まずは、約束の日時を変更したいという旨を記載します。そして、理由、その後の対処法を伝えます。身内の不幸は予測できないものなので、急に約束の変更をするのは仕方のないことですが、これから先どのような対応をするかを明記しておくことで、相手に不安を感じさせないようにしましょう。上司と相談して、代理で行ける人がいれば、その人にお願いするなど、状況によって対応します。
・自分の仕事を代わりにお願いする場合の例文
【本文】
〇〇チームの皆様
お疲れ様です。営業部 営業推進課の〇〇〇〇です。
私事で申し訳ございませんが、この度母が亡くなりました。
大変ご迷惑をお掛けして心苦しいのですが、〇日まで休暇を頂くことになりました。
現在、私が担当しています業務について、課長と相談の上、○○プロジェクトは○○さんに、△△プロジェクトは△△さんに、一時的にお願いができればと思っております。
状況は、課長、○○さん、△△さんへご連絡いたします。
なお、何かあれば、私の携帯電話に連絡いただければと思います。
090-ＸＸＸ
何卒よろしくお願い申し上げます。
不在の間、担当者が分からなくなるなどの混乱を避けるため、仕事の変更は、事前に上司と仕事をお願いしたい相手に確認をとってから他の人にもメールを送ります。また、必ず自分の連絡先も書いておきましょう。
・社内の打ち合わせを延期する場合の例文
【本文】
チームの皆様
お疲れ様です。営業部 営業推進課の〇〇〇〇です。
この度、母が亡くなり休暇を頂くことになりました。
突然のことで心苦しく思っておりますが、予定していた打ち合わせを延期していただけますと幸いです。
状況を確認しましたら、部長へご連絡させていただきます。
090-ＸＸＸ
何卒よろしくお願い申し上げます。
営業部 営業推進課〇〇〇〇
連絡先：090-ＸＸＸ、メールアドレス
まずは、上司に相談して打ち合わせを延期できるか確認します。その後、打ち合わせに参加するメンバーにメールを送ります。仕事になるべく影響が出ないように、連絡は頻繁に取り合うようにしましょう。自分の連絡先も忘れずに記載します。
まとめ
身内の不幸は、突然起こるものなので誰にも予想はできません。しかしながら、会社を休まなければならず、仕事に影響が出てしまうものです。
もしもそのような事態になった場合は、少しでも職場の人たちに迷惑がかからないよう「上司に報告する」「取引先に連絡をする」という２点を迅速に行うようにしましょう。
上司に報告する際には、現在抱えている仕事をどうするかを相談し、業務が滞らないように気をつけましょう。
