社内行事やイベント企画、参加したくないときの断りメールの例文

社内バーベキュー

社内のイベントは色々ありますが、予定があって参加できなかったり、どうしても参加する気になれなかったりする事もあります。こんな時、失礼にならないように不参加を伝えるにはどうしたら良いのでしょうか?

ここでは、社内行事を断る際のマナーやメールの例文を紹介します。

会社で必ずあるイベント「社内行事」とはどんなもの?

居酒屋イメージ

会社では日常の業務以外に、親睦を深めたり、モチベーションを上げたりするために、社内行事を行うことがあります。定番の行事としては「歓迎会」「忘年会」などです。

ほかにも、社員同士の交流をはかる目的として、運動会やスポーツ大会、ボーリング大会、ハイキング、バーベキュー大会、暑気払いなどが開催されることもあります。

部署ごとや、業務上のチームメンバーで行い、その規模も大小あります。全員参加のもの、希望者のみのもの、などイベントによっても異なります。

社内行事に参加したくないときはどうすればいい?

悩む女性イメージ

社内行事は親睦を深めたり、士気を高めたり、みんなで慰労し合ったりと目的があって開催されるものです。会社から自由参加と言われていない限りは、参加するのが社会人としての常識です。

いくら「社員が会社に従う必要があるのは、勤務時間内のみ」という原則があっても「勤務時間外に行われる社内行事には一切参加しません」という考えでいると、会社によっては「コミュニケーションの取りにくい人」「付き合いが悪い」などのレッテルを貼られてしまう可能性も。「面倒だから」「何となく行きたくない」という理由で参加を断るようなことは避けましょう。

勤務時間外の社内行事には、社員旅行なども該当します。「旅行だから行かなくてもいいのでは?」と思うかもしれませんが、研修などを兼ねていることもあり、仕事の一環として捉えられることが多いです。極力参加するようにしましょう。

行事の参加費が給料の中から天引きされている場合は、法的には社内預金などと同じ扱いになっています。もし旅行に参加しない場合は、会社から全額返金してもらうことができるので、覚えておきましょう。

どうしても社内行事に参加したくない場合、欠席するにはそれなりの理由が必要になります。「体調がすぐれない」「風邪をひいている」といった体調不良や、「どうしても片付けないといけない仕事がある」「取引先の対応がある」など急ぎの仕事、「どうしても外せない先約」「家族に関する外せない用事」などがあれば、それらを理由にしても良いでしょう。

ただしすぐにバレるような嘘をついて欠席するのはやめましょう。その嘘がバレてしまえば、社内での信頼も崩れかねません。どうしても気がのらない時、行きたくない時は、同僚や気さくに相談できる先輩に本音を打ち明けて相談してみるのもありです。

断りメールを送るときのマナーと例文

パソコンメールイメージ

メールで不参加を伝える際には、失礼にならないようにマナーを守って送るようにしましょう。「参加できません」、「お断りします」などと直接的な言葉は相手に冷たい印象を与えてしまうため、ビジネスの場ではあまり使わないほうが良いでしょう。

丁寧な言葉を使い、なるべく柔らかい印象になるように心がけてください。前置き、断る理由、断り、お詫びを順番に書くと、失礼になることなく不参加の旨を伝えられます。

●社内の宴会を都合が悪くて断るメール

件名:宴会につきまして

お疲れ様です、〇〇です。
今回はX日の宴会にお誘い頂き、ありがとうございます。

私用で大変申し訳ございませんが、当日は都合が悪く
残念ですが参加できそうにありません。

次回の機会がございましたら
ぜひ参加させて頂きたいと思いますので、
その際はまたお誘い頂けると嬉しく思います。

私用で参加できない事、重ねてお詫び申し上げます。

以上取り急ぎ、お返事申し上げます。

〇〇部 〇〇

まず、誘ってくれたことへの感謝を述べます。そして、参加できないこと、理由を簡潔に書きます。「丁寧にしなければ」と長々と書くと要点がつかめずに、相手に伝わりにくくなります。

そして、次の機会があれば参加したいという意思を伝えます。相手がなるべく不快に感じないように心がけて、最後にもう一度謝罪の文を書きましょう。

●スポーツ大会の不参加を伝えるメール

件名:X日のスポーツ大会につきまして

この度は、スポーツ大会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
せっかくお誘いいただいたのに誠に恐縮なのですが、当日は子供の学校行事があり、辞退させていただきたく存じます。

次回はぜひ参加したいと思っておりますので、また次の機会によろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇

こちらも、最初に誘ってくれたことへのお礼を述べ、不参加の旨、その理由を伝えています。家族の用事などは断る理由として一般的なものですし、相手も理解してくれるでしょう。次回は参加したいという気持ちを伝えることも大切なポイントです。

体調が悪い、身内の不幸があったなどの理由で参加を断ることもありますが、相手に気を遣わせてしまうこともあるので、あまり多様しない方が良いでしょう。ただ、面倒くさいから、苦手な人がいるからと本当の理由を書いても角が立ってしまうので、波風が立たないように工夫して断るようにします。

まとめ

社内行事やイベントを断る時のマナーや例文を見てきました。社内行事は必ず参加しなければいけないというルールはありませんが、毎回断っていると、人間関係にも影響してしまいます。

無理をしない範囲で参加して、断る際には理由を伝え、印象が悪くならないようにしましょう。

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