会社の歓送迎会、歓迎会、送別会の幹事になったら何をする?

梅とビルイメージ会社では様々なイベントが行われます。その中でも大きなイベントと言えば、新入社員や異動などで新しく一緒に働く人を迎える歓迎会や、退職者や異動で現部署を離れる人を見送る送別会、それらを同時に行う歓送迎会などがあります。

もし歓送迎会などの幹事に選ばれたら何から準備すれば良いのでしょうか?

幹事になったらすべきこと、当日の流れや司会進行のポイント、挨拶などを紹介します。

宴会

幹事になったらすべきこと、場所選びから締めの挨拶まで

●日程を決める

幹事に選ばれたら、何から始めればいいのでしょうか。最初にしなければいけないことは、開催するイベントの日時を決めることです。当日までに準備しておくことはたくさんありますので、開催する日から逆算して、スケジュールを決めます。

参加者全員の都合がつくような日程を選び、月末月初や、締め切りなど仕事が忙しい日は避けましょう。メールや紙面などでイベント開催の告知をし、参加可能な日を設定します。

●会場を決める

開催日が決まれば、場所を決めます。アクセスしやすい場所が望ましく、会社の近くなら仕事が終わってからすぐに行けるので便利です。

利用したことのないお店は、どのような雰囲気か、どんなメニューがあるのかなどを調べなければならないため、手間も増えてしまいます。過去に会社で利用したことのあるお店を選んでも良いでしょう。初めて歓送迎会などの幹事を担当することになり、どのお店が良いか分らないという場合には、上司や先輩に聞いてみましょう。

会社の歓送迎会で何度も利用したことのあるお店なら、店側も勝手が分かっているので、双方にとってスムーズに進められます。

お店を決める場合は、万が一に備えて「キャンセル料の有無」、「キャンセル料がいつから発生するのか」「キャンセル料にいくらかかるのか」も聞いておくと安心です。

メモ

●出欠と会費の集金

日時とお店が決まったら、参加者の名簿を作り出欠を取ります。メールなどで全員にお知らせをして、漏れのないように注意しましょう。お知らせには下記の項目を記載し、会費は当日までに集金します。

・宴会名
・日時(開始時間と一緒に会社を出る時間)
・会場(アクセスマップ)
・会費
・会費の集金方法
・幹事の携帯電話番号

●挨拶の依頼や贈呈品の準備

出席者が決定したら、乾杯の挨拶、歓迎・送別の辞を述べる人などにお願いをします。おおよその時間もあわせて伝えておきましょう。当日のスケジュールもおおまかに決めて、どのような流れになるか確認します。

贈呈するお花や記念品などは、幹事が予約しておき、当日は同僚や手の空いている人に取りに行ってもらうようお願いしておきます。集金や、お花や記念品を渡す人など担当者リストを作っておくと便利です。前日には、お願いした人にもう一度確認をしましょう。

花束

●当日の動き

当日は、始まりの時間よりも1時間ほど早く会場に着くようにします。取り皿、グラス、お箸などが人数分揃っているか、座席位置など、お店の人と最終チェックをします。幹事の席は、お店の人にすぐ声をかけることができるように出入り口に近い場所にしましょう。

参加者が席につき、開始の時間になれば「本日は、お忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。幹事を務めさせていただきます、○○です。よろしくお願いします」など、始まりの挨拶をします。そして、参加者の中で1番役職が高い人の挨拶のあと、乾杯となります。

会の間は幹事として、お酌をしつつ声をかけたり、お酒が飲めない人への気配りをしたり、出席者の様子を確認します。会の終了時間に近づいてきたら、「ラストオーダーです」など会終了の声掛けをし、最後の注文をとります

会の終わりには、締めの挨拶をお願いし、お開きの案内を幹事がします。宴会終了後は、支払いを済ませる、忘れものがないかチェックする、全員そろっているか確認するなど幹事の仕事はたくさんあります。

また、二次会の流れになった場合は、参加人数を確認して電話で空きを確認しましょう。可能であればその場で予約をします。二次会用にお店の候補をいくつかあげておくと、当日も慌てずにすみます。

歓迎会の流れ

新しく一緒に働く人を歓迎する歓迎会。一般的な流れは次のようになっています。

1、開会宣言、幹事の挨拶
2、役職が1番高い人による挨拶
3、新入社員&異動者の紹介とそれぞれの挨拶
4、乾杯の音頭
5、食事、歓談、宴会
6、余興、ゲーム(ない場合もあります)
7、終わりの挨拶(主に2番目に役職が高い人に頼みます)
8、幹事の挨拶、閉会宣言

会社によって独自のルールがある場合や、順番が違うこともあるので事前に確認しておきましょう。

送別会の流れ

退職や異動などで現職場を離れる人を見送る送別会。主な流れは以下のようになっています。こちらも、会社によって多少の違いがありますので参考にしてタイムスケジュールを作成してください。

1、開会宣言、幹事の挨拶
2、役職が1番高い人による始めの挨拶
3、乾杯の音頭4、食事、歓談、宴会
5、送り手の「送別の言葉」
6、花束、記念品授与など
7、主役(送られる人)の挨拶・スピーチ
8、幹事の挨拶、閉会宣言

歓送迎会の流れ

歓迎会と、送迎会を一緒に行う歓送迎会。新メンバーの紹介を前半に、現職場を離れる人を送るセレモニーは後半に行います。

1、開会宣言、幹事の挨拶
2、役職が1番高い人による始めの挨拶
3、乾杯の音頭
4、新入社員、転入社員の紹介とそれぞれの挨拶
5、退職する社員、異動、転出する社員の紹介
6、食事、歓談、宴会
7、余興、ゲーム(ない場合もあります)
8、花束、記念品授与など
9、主役(送られる人)の挨拶・スピーチ
10、幹事の挨拶、閉会宣言

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まとめ

歓送迎会の幹事になったら何をするべきか、当日の流れなどを紹介しました。幹事は、準備や当日の進行など、やるべきことがたくさんあります。スムーズに開催できるようシミュレーションをしておきましょう。

幹事一人で準備から当日の進行をするのは大変ですので、周囲の協力を得て、お願いできることはお願いするようにしましょう。忘年会などと違い主役がいる会ですので、参加する人の心に残るような会にしたいですね。

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