できるビジネスマンの証-デスク整理

入社をすると会社から与えられるのがデスクです。最初に自分のデスクができると非常に嬉しく感じるものです。しかし時間の経過と共に、デスクを自分の物と勘違いしてしまい、デスクの整理整頓をしなくなる人も少なくありません。

しかし、ビジネスに携わる者としてそうであってはなりません。

デスク整理で分かるその人の能力

会社のデスクは、いろいろな作業を行なう場所です。取引先から電話がかかってくれば、すぐに必要なメモを取り、相手が必要としている資料を広げて説明もしなければなりません。この大切なデスクが整理されていないと、メモを広げるスペースはなく、必要な書類がどこにあるのか分からなくなってしまいます。

なかには必要な書類を探す度に、デスクの上で雪崩が起きてしまうという状態にしているビジネスパーソンがいないわけではありません。

「たかがデスクの事ではないか」と感じる方もいらっしゃいますが、デスクが整理整頓できているのかという事は、仕事効率や処理能力を反映する材料になります。

基本的に仕事ができる人は、デスクもキレイに整頓されている確率の方が高いとされています。デスクをきちんと整理できるという事は、受け持っている仕事に関してもキチンと整理できているという事になります。デスクをきちんと整理(処理)できない人に、処理能力があるとは言えないでしょう。

その上、乱雑にされているデスクは、他の人の集中力ややる気も削ぐことになるため、仕事のできる人が行なうことではありません。

デスク整理方法-正しい引き出しの使い方とルール

デスクを整理するためには目に見える机の上だけに注目していてはいけません。デスクの整理整頓は引き出しの使い方がポイントになります。デスクにはいろいろなタイプがありますが、基本的には左右・中央に引き出しが付いています。

まずはそれぞれの引き出しに目的を持たせます。
中央の高さの低い引き出しには、進行中の案件に関する資料や書類、または社内書類を入れておくようにします。

通常であれば右上にあるカギのかかる引き出しには、重要案件や貴重品、機密書類を保存するようにしますが、基本的に容量が大きくないのでよく選別する必要があります。

大きな引き出しは荷物を入れるのに便利ですが、乱雑に入れてしまうなら机の上が散らかっているのと大差がなくなってしまいます。ですからバインダーやファイルなどを利用し、背表紙に書類の種類や目的を記入して保管するようにします。

バインダーやファイルの並べ方は、手前から進行中の案件やよく使うファイルなど、一定のルールを決める必要があります。処理が終ったファイルから順に引き出しから出し、保管庫などに移動するようにすることで引き出し内をいつも整頓されている状態に保つことができます。

引き出しに書類などをしまう時には、必ずルールを定め、そのルールに従って保管しなければなりません。そして机の上には書類を置くことはせず、メモ帳や筆記用具をペン立てに入れて置いてある程度に整頓しておきます。

デスク整理-これはやってはいけない

会社のデスクには多くの引き出しがあり、その引き出しを使って整理整頓をするという点を先程考えました。

しかし一度整頓するだけで満足しないようにしましょう。

必要書類を出した後に、資料を出しっぱなしにするとすぐにデスクは乱雑な状態へと戻ってしまいます。

そして出した書類や伝票を後で片付けるつもりで、出したまま重ねていってしまうのもNGです。

「出したらしまう」という習慣を持つことが重要です。
この習慣を持つ事によって、整理整頓ができ書類がどこにあるのかをきちんと把握できるようになります。

テスクの上は筆記用具とメモ帳だけが出ている状態にするようにし、スマホ・ダブレット・写真など私物を置くことは絶対にやめましょう。

会社のデスクは、会社から借りているものであって自分のものではないので、私物を置く場所ではないという意識を持つ必要があります。

こうすることで毎日デスクをキレイに保つために、ウェットティッシュなどを使って拭き掃除することも可能になります。

そして一見見落としがちな部分は足元です。紙袋や書類を足元の他人からは見えない所にかためて置く方もいますが、一度そこに置いてしまうと習慣になってしまいますので、最初から物を下には置かないようにしましょう。

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