取引先から訃報の連絡。電報・香典・お通夜は?

社会人になると、最初に電話やファクス対応の業務を任されるという会社も多いと思います。

日々いろんな電話を受けたり、届いたファクスに目を通したりする中で、取引先の会社からの訃報(ふほう)を知ることがあるかもしれません。

そんな「もしもの時」に備えて、訃報を知った時の正しい行動を頭に入れておきましょう。

取引先から訃報を受けた時の対応は?電話・ファクス・メール各対応をチェック

取引先から取引先の社員の方が亡くなられた連絡(訃報・ふほう)を受けた場合、どのように対応するべきでしょうか?

訃報を知らせる方法は電話以外にファクスやメールもあり、それぞれ対応も異なります。各対応法についてチェックしましょう。

●電話で訃報を受けた場合

①取引先の方が亡くなられたことを告げられたら、お悔やみの言葉を伝える

お悔やみの言葉としては「この度は、ご愁傷様でございます」「この度は、心からお悔やみ申し上げます」といった言葉が一般的です。

たとえ亡くなられた方と面識がなかったとしても、お悔やみの言葉を丁寧に伝えるのがマナー。電話では会社を代表していることを忘れてはいけません。トーンを落とし、悲しみの気持ちを込めて言葉を発しましょう。

②亡くなられた方の情報を確認する

お悔やみの言葉を伝えた後は、亡くなられた方の情報を確認します。詳細はファクスやメールで送られることもありますが、上司に報告するために最低限の情報は聞いておきましょう。

ファクス・メールで詳細がもらえない場合は、喪主の方の氏名も聞いておきます。これは後に電報(弔電)を送る際に必要になります。

【確認したいこと】

・亡くなられた方の会社と氏名

・お通夜、葬儀、告別式の日時と会場

・どのような宗教、宗派で葬儀などが行われるか

③「絶対に使ってはいけない言葉」に気を付ける

お悔やみの場面では使ってはいけないNGワード「忌み言葉」があります。

ひとつは「重ね言葉」。不幸が重なることを連想させるため、避けるべき言葉です。

例)「たびたび」「またまた」「いよいよ」「重ね重ね」

ほかにも直接的な言葉「死亡」「死ぬ」などや、不幸が続くことを連想させる「続いて」「再び」「繰り返し」「再三」、不吉な印象を持たせる「消える」「落ちる」「四」「九」なども避けたい言葉です。

【会話パターン例】

取引先:「弊社●●部の部長△△△△が亡くなりまして、ご連絡を…」

あなた:「この度は突然のことで驚いております。心からお悔やみ申し上げます」

取引先:「本当に突然のことで…。部長の△△は貴社に大変お世話になっていたものですから、急ぎご連絡をと思いまして」

あなた:「こちらこそ、部長の△△様には大変お世話になりまして…とても残念です」

取引先:「私も△△が亡くなり、非常に残念です。通夜などの日程ですが、通夜は本日の午後6時、告別式は明日午前11持から、□□会館で行います」

あなた:「かしこまりました。部長の△△様のお通夜は本日の午後6時、告別式は明日午前11持から□□会館で行われるのですね。△△様の葬儀はどのような宗教の形式で行われるでしょうか」

取引先:「浄土真宗本願寺派です。念のため、葬儀についての書面をファクスでお送りいたします」

あなた:「ありがとうございます。確認いたします」

☆ポイント

お悔やみの言葉を忘れずに!先方の言葉にしっかりと耳を傾け、必要な情報は必ずメモします。不足している情報があれば質問を。不安な場合は復唱して確認をしてください。

とくにファクスやメールで詳細がもらえない場合は、間違いのないように気を付けます。

④電話を切ったらすぐに上司に報告する

訃報を受けたら即座に上司に報告すること。これはとても大切なことです!

「みんな忙しそうだし、お通夜まで時間があるし…後で報告しよう」なんていうのは絶対にダメです。

社長がお通夜や告別式に参列する場合は、急ぎスケジュールを変更しなければならないかもしれません。

また、会社から電報(弔電)や供花を送る場合、急がないと間に合わない場合があります。上司への連絡が遅れたことで対応が遅れると、会社の常識を疑われてしまう可能性もあるです。

周りの人がいくら忙しそうでも、訃報は緊急のお知らせなので自分で留めてしまわないこと。上司が不在なら、周りの先輩や他部署の上司でも良いので声を掛けて、指示を仰ぎましょう。

●ファクスで訃報を受けた場合

取引先の方の訃報がファクスで届くこともあります。

その場合、ファクスが誰宛に届いているか確認し、確実にその人に届くようにします。

直接手渡しできればベストですが、本人が離席中で机の上に置いておく場合は、隣の席の人に「●●さん宛てに訃報のファクスが届いているので、席に戻られたらお伝えいただけますか」などと声を掛けておくと安心です。

周りに人がいない場合は、ファクスにメモや付せんをつけて「訃報のファクスです。ご確認ください」など一言添えておいても。

目を通したか不安な場合は、席に戻ったころを見計らって「●●さん宛に訃報のファクスが届いていたので、机に置いておきました」と声がけや内線などで伝えても良いでしょう。

ファクスの宛名が会社宛になっていて個人の宛名が無い場合は、すぐに上司に報告します。

 ●メールで訃報を受けた場合

メールは一斉送信が可能ということもあり、訃報のお知らせがメールで届くことも少なくありません。

メールは便利なツールですが、先方の送り方によっては、社内で同じメールが届いている人がいるかどうか分からない状況になります。

訃報のメールが届いたら、まずは上司に訃報のメールが届いたことを伝えましょう。

上司とも付き合いのある方であれば、上司にも同じメールが届いているかもしれません。そうでなければ、社内であなただけに連絡が来た可能性もあります。その場合は上司に指示を仰ぎ、必要であれば社内で情報共有します。

取引先の方の訃報を受けて電報(弔電)を送ることになったら?

取引先の方の訃報を受けると、会社の動きとしてはすぐにお悔やみ電報「弔電」を送るのが一般的です。

本来、弔電は葬儀に参列できない場合に、お悔やみの気持ちを伝えるために送るものですが、ビジネスの場では葬儀に参列する・しないに関わらずスピーディーに送ることが常識になっています。

※「弔電を送ったら葬儀に出てはいけない」というルールはなく、弔電を送り葬儀に参列しても失礼には当たりません。

会社では冠婚葬祭に関する業務を担う総務や庶務、事務などの担当者が弔電を送ることが多いと思います。しかし会社の方針によっては自分自身が弔電を送る担当になる可能性もありますよね。

弔電の送り方について、基本的なマナーや手順を押さえておきましょう。

①弔電はスピードが命!

弔電はとにかく早く送るのが鉄則。できればお通夜までに、遅くても告別式当日までに必ず届くようにします。

なぜ急ぐ必要があるかというと、弔電は告別式で読み上げられるものだからです。

故人への弔電は「読み上げる順番をどうするか」「文章まで読むか、名前だけ読むか」などを親族が決めなければいけません。

その検討は親族が集まるお通夜にされることが多いので、お通夜までに届くようにするのがマナーなのです。

取引先の方の弔電を送る先は、基本的に取引先の会社になります。

ただし、葬儀・告別式の直前になってしまった場合は式の会場に宛に送ります。その場合は宛名を「□□□会館気付 △△様」とし、誰の弔電か分かるようにして送ります。

 

②弔電の予算の確認をする

弔電を送ることが決まったら予算を確認します。弔電の料金は台紙と文字数で変わるので、トータルでいくらの予算か聞いておきましょう。

弔電は経費で計上することになるはずなので、処理方法が不明な場合は合わせて確認を。

NTTの弔電の場合、台紙代は0円のものから、線香やプリザーブドフラワー付きで1万円を超えるものまであります。

押し花をあしらった台紙は500円~3000円(税別)、刺繍の台紙は1500円~2500円(税別)といったところ。会社からの弔電は、豪華すぎず安っぽくは見えない台紙を選ぶことが多いようです。

文字数の料金はメッセージと差出人の総文字数で決まります。

webからの申し込みの場合、41文字~45文字で870円(税別)、61文字~65文字で1380円(税別)です。※2018年5月現在

③弔電を作成する

弔電を作成する場合、宛名は喪主のフルネームにするのが一般的。

しかし会社の取引先の方となると、喪主の方の名前が分からない場合もあります。その場合は、「(亡くなられた方の名前)様 ご遺族様」という宛名にします。

差出人の名前は、会社名もしくは個人名になります。

会社名の場合は会社の正式名を書きます。個人名の場合は役員以上の役職の社員の名前にするのがマナーです。誰の名前にするかは上司に確認しましょう。

自分が弔電を送るからといって、うっかり役員ではない自身の名前を書かないように気を付けてください。

弔電はNTTのほか、ソフトバンク、KDDIなどがサービスを実施しています。

各社ともwebからは①台紙の選択②情報・メッセージ入力③支払い④支払いという流れで、簡単に申し込めます。

電話から申し込む場合は、オペレーターの方に相談しながら作成を進めます。

急ぎの場合、webからでは間に合わない場合もあります。電話での申し込みなら間に合う場合があるので、時間ぎりぎりの場合は電話で申し込みましょう。

お悔やみのメッセージは、各社とも文例が複数掲載されているので、定型文で良い場合はそのまま利用すると失敗もなくスムーズです。

自分で考えるとなると、忌み言葉に気を付けたり、何かオリジナリティーを加えなくては…と苦心しがち。

弔電はスピードが大事なので、定型文を利用してでも素早く手配する方を優先しましょう。

【お悔やみ文例】

・ご逝去を悼み、謹んでお悔やみ申し上げます。(21文字)

・ご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申しあげますと共に、心からご冥福をお祈りいたします。(42文字)

・ご生前のご厚情に深く感謝すると共に、ご功績を偲び、謹んでご冥福をお祈り申しあげます。(42文字)

・△△△△様のご逝去の報に接し、謹んでお悔やみを申しあげます。ご遺族の皆様のお悲しみをお察し申しあげますとともに、安らかなるご冥福を心からお祈りいたします。(77文字)

会社から葬儀の供花を送ることになった場合

会社の方針によって、葬儀用のお花「供花」(※「きょうか」または「くげ」と読みます)をお供えすることもあります。

この供花も、弔電と同じく早めに手配をする必要があるものです。供花を用意すると決まったら早急に準備をしましょう。

お通夜の場合、当日の午前中までに注文を。葬儀の場合は前日に届くように手配する必要があります。

ただし、葬儀の詳細などで「供花・供物辞退」「ご厚志ご辞退」などと書かれている場合は供花を辞退するという意味なので、お供えすることはできません。

 

●供花は担当の葬儀社に相談するのがスマート

供花は葬儀を行う会場で統一感を考えられていたり、スペースが決まっていたり、宗教によって形式が異なったりします。

こちらで花を用意したものの、会場とのバランスが悪かったり、花の種類が異なるため浮いてしまったりしては、会社のマイナスイメージにつながりかねません。

供花は会社名や社長や役員の名前が入るものなので、そのような事態は避けたいですよね。一番良い方法は、葬儀を担当する葬儀社に相談すること。

葬儀社が供花の手配について把握しているはずなので、供花をお供えしたい旨を伝えましょう。予算が決まっていたら予算も合わせて伝え、「供花を1対(2基)にするのか、1基にするのか」などを決めていきます。

あとは「札名に書く会社名と代表者名の名前」を伝え、供花代の支払い方法を確認し、注文を完了します。

 

●葬儀社で供花の手配ができない場合は?

葬儀社や葬儀会場で供花の手配ができない場合は、花屋に供花を注文します。

葬儀社や葬儀会場の担当者に「どの花屋に注文するのが良いですか」と聞くと、その会場とつながりの深い花屋を教えてもらえる可能性もあるので、一言聞いてみてください。

加えて、供花の数の制限はあるか、サイズや花の種類の注意点があるか、何日の何時までに搬入したらいいかなどをヒアリングしておきましょう。

注文する場合、葬儀社にヒアリングした内容に加え、予算、供花の数、札名に書く名前などを伝えて供花を制作してもらいます。

花屋には、会場の場所、届けてほしい時間帯、誰の葬儀かといった内容を間違いなく伝えましょう。

 

会社として葬儀に参列する場合、香典の金額はどうする?

取引先の方のお通夜や葬儀に参列する場合、香典の用意も必要です。

香典代は会社から用意される場合もあれば、有志で少しずつ出したり、参列する人各々で個人的に用意したりする場合もあります。

会社がどのような形式をとっているか確認し、有志で出し合う場合や個人で用意する場合は、お通夜や葬儀までに準備をしておきましょう。

金額は有志で出し合う場合でも〇千円、〇万円という単位にします。ただし、4と9を含む金額は縁起が悪いのでNGです。4千円、9千円、4万円などは避けてください。

香典を辞退されている場合など、弔電と供花だけにして香典は出さないこともあるので、上司への確認を忘れずに。

●取引先の方への香典の相場は?

【会社名で用意する場合・社長の名前で用意する場合】

・重役以上の方への香典:1万円~10万円 ※社長の場合は3万円程度が平均的。

・一般社員の方への香典:3000円~3万円

※社葬が行われる場合は1~3万円程度。取引の関係によっては社長名で3~10万円という場合も。一般的には供花との合計が3万円~5万円程度。

【有志で出し合う場合】

・一般社員の方への香典:3000円~3万円

【個人で用意する場合】

・一般社員の方への香典:3000円~1万円

※取引先の方との関係、相手の年齢によって金額を考える。

●香典のお金と不祝儀袋について

香典の額が決まったら、お金を用意します。新札や新しいお札は使いません。でも、ボロボロすぎるのも失礼。新札に見えないけれどボロボロではないお札を選びましょう。

香典代を用意したら不祝儀袋に入れます。

不祝儀袋は結び切りのもの。表書きは御霊前が一般的です(宗教がわからない時でも使えます)。蓮の絵が描かれた袋は仏教専用なので、仏教以外の宗教の葬儀の場合は使えません。

不祝儀袋の表の下部分に名前を書きます。

ペンは弔事用の筆ペン(薄墨タイプのもの)を使います。

会社名義の場合は中央に社長の氏名を書きます。その右側に、氏名より小さい字で会社名を書きます。

部署やグループの名義の場合は、中央に「●●●部一同」などと部署名を書きます。その右側に、部署名より小さい字で会社名を書きます。

※香典を代表して持って行く場合は、受付で会社の代表(あるいは部署の代表)として参列していることを伝えましょう。自分の名刺にその旨を書いて受付に渡してもスマートです。

取引先の方のお通夜・お葬式への参列マナー

取引先の方との関係が深い場合、会社や部署を代表して、お通夜やお葬式・告別式に参列することもあります。

お通夜とお葬式・告別式とすべてに参列するのは、故人と親交が深かった場合です。

ビジネスでのお付き合いで、特に深い親交がない場合は「お通夜のみ参列」にするのが一般的です。お葬式ではなくお通夜に参列するのは、仕事後に参列できるという理由も大きいようです。

お通夜に参列できない場合は、お葬式に参列します。服装はお通夜、お葬式・告別式とも喪服(ブラックフォーマル)が基本です。

ただし「訃報の連絡を聞いたその日にお通夜が行われる」など急きょ参列する場合、地味な平服で構わないとされています。男性の場合はダークスーツにネクタイ(できれば黒)、女性の場合は地味な色(黒・グレー・紺)のスーツやワンピースにストッキング(黒または肌色)、黒のパンプスで参列します。バッグもできる限り地味なものにしましょう。

葬儀の場で華美なアクセサリーをつけているのは男女ともマナー違反に。結婚指輪以外のアクセサリーは外しておくと安心です。女性はパールの一連ネックレスなら付けていってOKです。

会場に着いたら受付・記帳を行い、香典を渡します。受付では「心よりお悔やみ申し上げます」や「このたびはご愁傷様でございます」などと一言お悔やみの言葉を伝えましょう。受付・記帳は役職が上の立場の人から行います。上司と一緒に行く場合は気を付けましょう。

お焼香も役職が上の人から行います。

お通夜の後に「通夜振舞い」に案内される場合もあります。通夜振舞いは故人を供養する意味があるもので、案内された場合は断らないのが礼儀。長居はせず、箸をつける程度で問題ありません。

退席する時は、お悔やみの言葉に加え、翌日の葬儀・告別式の出欠についても伝えます。葬儀に参列しない場合はお詫びの言葉も忘れずに。

 

 まとめ

突然訪れる訃報の連絡。取引先の方の訃報を知ったら、まず上司に伝えることが基本です。

その後、弔電や供花の手配、香典の準備をし、お通夜やお葬式・告別式に参列する流れになります。

取引先からの訃報にどう対応するかは会社によって異なるので、上司や先輩からの指示に従って行動するのがベストです。

お通夜やお葬式に参列することになったら、会社を代表しているという意識を持って、身なりや礼儀により気を付けて参列しましょう。

 

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