職種によっては、自分の会社を飛び出して、取引先企業などへ赴く機会もあるでしょう。
ここでもしマナー違反があったり常識を知らないとなれば、取引の話自体が破談となってしまうかもしれません。
円滑に取引を行い、友好な関係性を維持するためにはどのようなことを意識しながら他社へ訪問すればいいのか。これを見ていきます。
相手企業の社屋周辺でも気を抜かないこと
取引先企業の社屋に入ってから人の目やマナーを気にしても遅い、まずはこれを頭に入れておきましょう。どこで誰が見ているかわかりません。訪問前に相手企業の社屋近くにあるコンビニ、本屋、カフェなどで時間を潰す人もいるかもしれませんが、そこでも相手企業の社員が見ているかもしれないことを意識しながら振る舞うようにしてください。もっと言えば、自分の会社を出た瞬間から、すべての行動が見られていると意識すること。
自社を代表して訪問するわけですから、自分の印象や振る舞いによって会社そのものの信頼やブランドに傷がつく可能性があると思っておく必要があるでしょう。
他社を訪れる前にチェックしておきたいこと
取引先企業などを訪れる時には、事前にチェックしておきたいことが幾つかあります。
- ・髪型や服装、メイクなど、身だしなみに乱れはないか
・自分の名刺や打ち合わせ等に必要な資料はすぐに取り出せるようになっているか
・相手企業の担当者の部署や役職、氏名などは確認できているか
・商談や打ち合わせなどの流れや内容を把握できているか
これらはどんな場合でも必ず必要となるチェック項目。
自分の会社を出る前にも確認し、相手企業にお邪魔する手前でも、今一度確認するようにしましょう。
相手企業へ訪問してからそこを出るまでの流れ
いよいよ相手企業へ訪問します。この時、社屋に入る前に、冬であればコートやマフラーなどは脱いでおくこと。携帯電話も電源を切っておくか、マナーモードにしておきましょう。
受付に行くのは約束の5分前。もちろん、身だしなみは完璧でなければいけません。
受付では、社名と部署、名前を名乗り、約束している人物の部署と氏名と時間を伝えてください。指示や誘導に従い、移動します。椅子があれば座っても構いませんが、荷物などは椅子に置かないこと。この時、使用する資料などを取り出しておくか、すぐに取り出せる状態にしておきましょう。
商談相手が現れたら、椅子から立ち上がります。しっかりと丁寧な挨拶を行い、必要に応じて名刺交換を行いましょう。相手に座ることを促されたら着席してください。
名刺は机の隅の方に置いておきます。商談や打ち合わせが開始したら資料等を使って進めていきますが、常に相手のことを考え、わかりやすい説明を心がけましょう。
また、相手の話もしっかりと聞き入れる姿勢を持ってください。終了したら部屋を出ますが、最後の挨拶もしっかりと行い、また、受付にも頭を下げて相手企業を後にします。
コートやマフラーを身につけるのは社屋を完全に出た後です。
上司や先輩などに付き添う場合は？
上司や先輩に連れられて取引先企業などに行くこともあると思います。
この時の注意点も幾つか押さえておきましょう。
まず、上司や先輩よりも派手な格好や髪型をしてはいけません。
また、上司や先輩の後方を歩くようにし、前に出ないように気をつけましょう。
名刺をだしたり挨拶をするタイミングは、上司が先。上司に促されたり紹介されたりしたら、そこで初めて名刺を渡すなどしてください。
座る位置は上司が上座。上司が座ったのを見届けてから座りましょう。
資料などを用意するなど、上司がスムーズに商談に入れるような心配りを忘れないでください。
