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ビジネスを成功させるには取引先を訪問した後のフォローが肝心
お得意様や取引先とのお付き合いの仕方によって、ビジネスを成功に導くこともあれば、反対に失敗を生み出す原因となることもあります。ビジネスを成功に導くためには、お得意様や取引先の会社を訪問した後の気配りとして、しっかりフォローすることが大切です。
仕事上で必要な打ち合わせをした後は、確認の意味も込めて打ち合わせの内容についてメールに書いて、なおかつお礼の一言を添えて送ると良いでしょう。
トラブルが発生した場合や重要な案件についてフォローする場合は、メールで済ませると失礼にあたります。はがきや手紙など書面にして送ることで、おわびの気持ちが伝わります。とくに、仕事でトラブルが発生した場合、その対応の仕方が悪いと、大切な取引先を逃してしまうことにもなりかねません。ビジネスの相手に対してすぐにおわびの気持ちを伝えるとともに、今後はこのようなことがないように十分注意すること、そして今後ともぜひより良いお付き合いができるように、誠意を持って対応することが肝心です。
取引先との商談の時に、質問に答えられなかった事案については、誠意を持って速やかに回答できるように、しっかりと調査を行い、確認した上で正確に伝えること。質問された内容によっては、調査するのに時間を要する場合もありますので、返答が遅れたことのお詫びの気持ちを言葉ではっきりと伝えること。多忙な中で時間を割いてくれたことについて、お礼の言葉をきちんと伝えておくと、信頼度がアップすることと思います。
質問の回答は、あいまいな内容にならないように注意する必要があります。「～だと思います」といったように自分の主観や判断などは入れないように、自分勝手な解釈にならないように気を配ること。中には電話でお礼の言葉を伝える人もいますが、回答について先方が急を要する場合や、先方の事情などでメールができない場合、文書の郵送などをする時間的な余裕がない場合にとどめておいて、できるだけ避けること。
訪問した後のフォローの重要なポイントとは?
取引先を訪問した後は、その結果には関係なく、多忙な中で貴重な時間をいただいたことに感謝の気持ちを持つことが大切です。取引先との商談の後、取引が成立した場合は、お礼の言葉をメールまたは手紙に書いて伝えると良いでしょう。取引先の訪問後に、連絡する内容については下記の通りです。
お礼の言葉とともに伝えるべき内容は?
- ・取引先との打ち合わせの内容
・取引先からの疑問点や不明な点など質問の回答
・担当窓口の担当者の氏名と連絡先、スケジュールなど
・今後は打ち合わせが必要な場合はその日程について取引先の都合を考慮していくつか日時の候補を挙げる
追って連絡が必要とされる内容は?
- ・次に打ち合わせをする日程などのスケジュールが決まったことを連絡する
・仕事の進捗状況に関する連絡
・納品を済ませた後に何か不具合やトラブルが生じていないか、製品の評価について確認する
・スケジュールの詳細や変更点、追加事項があった場合に連絡する
事例別! 訪問後に上手にフォローする方法について
事例その1 取引先を訪問して話ができたことにお礼と感謝の気持ちを伝えること
ふだんはなかなか会うことのない人に会って話ができたことや、取引先を新しく開拓していて、仕事の話ができたことについてお礼と感謝の気持ちを伝えましょう。商談の成立・不成立に関係なく、直接会って商談ができたこと自体が良いと思われる場合は、メールや電話ではなく、あらためて手紙を書いて送るほうが、その気持ちがより伝わります。
まずはお礼と感謝の気持ちと、「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」の言葉で結ぶと良いでしょう。
事例その2 取引先と今後とも長いお付き合いになる場合は？
案件によっては取引先と今後とも長期間でのお付き合いになることもあります。取引先との合同でプロジェクトを組む場合など、継続的なお付き合いであれば、こまめに連絡をする必要が出てきます。進捗状況など、定期的に確認する必要がありますので、しっかりとしたコミュニケーションをとり、細かいミスやトラブルにつながることがないように、その時の状況に応じてメールや電話で連絡を取るように心がけること。
事例その3 取引先に納品を行う場合は?
納品した後にこちらからの連絡が途絶えてしまうようでは、信頼度が落ちてしまいます。注文された仕事について納品を終えたら、それで一件落着になるのではなく、むしろここからが本当のお付き合いとなります。
納品した後は、定期的に製品の使い勝手やなにか不明な点などがないか、電話で連絡すると良いでしょう。納品後のフォローについては、本来はテクニカルサポートの業務ではありますが、あえて営業社員が定期的に連絡することで、しっかりとしたコミュニケーションがとれるようになり、信頼度がよりアップします。
使い勝手について尋ねた時に質問された場合は、できるだけその場で答えるのが良いですが、調べる必要がある場合は、できるだけ早めに連絡してしっかりフォローすること。
お詫びを目的として取引先を訪ねた場合、その後どうフォローすれば良いの?
お詫びで取引先を訪問した場合、できるだけ早めに対応して信用を落とさないように心がける必要があります。お詫び訪問した日から遅くても2～3日以内に取引先のもとに届くように、お詫びの文書を送ります。お詫びの文書を送る場合は、所定の書式の紙に今後の自社の対策やお詫びの言葉をしっかりと伝えること。
取引先との商談が成立したら定期的にフォローすることで信頼感アップ
商談が成立した時点で、いよいよここからが取引先との本格的なお付き合いがスタートすることになります。案件の内容によっては、長期間に渡ることもあり、頻繁に連絡する必要が出てくることもあります。取引先に信頼されるためには、定期的にフォローを行い、常に相手の立場で接すること。
変更点があった場合や、進捗状況などについて把握しやすいように、ファイルを作成しておけば、お互いに共通しているという認識が持てるようになります。このような工夫があれば、とても丁寧に扱われていると信頼度が増してくることでしょう。
取引先に納品した後は、商品の取扱いについて不明な点や疑問点などがないかどうか、定期的に尋ねておくと良いですね。納品した後が、取引先との本当の意味でのビジネスのお付き合いが始まるわけです。ひとつの商談の成立がビジネスの成功を生み出し、取引先に信頼されるようになるので、新たにまた次の商談の成立にもつながっていくことでしょう。
最後に上手なフォローのまとめ
取引先を訪問した後はお礼と感謝の気持ちを伝えること
取引先を訪問した後は、商談の成立・不成立に関わらず、お礼と感謝の気持ちをこめて手紙やメールで伝えること。
訪問した日から3日後までに手紙が届くように、メールは一両日中に送るように心がけること。
商談中に質問された内容について早めに回答すること
商談をしている時に、不明な点や疑問な点が出てくることもあります。相手から質問された場合にその場で回答ができなかった場合や、問題が解決しなかった場合は、会社へ戻ってからすぐに調べて早めに返答すること。必要に応じて資料の作成をする場合は、早めに届けること。
