自社に取引先を招待する時と異なり、取引先を訪ねる時には普段以上の準備をしておかなければなりません。取引先に出掛ける前に行なう事は数日前までに行なう事、そして前日までに行なう用意があります。商談や営業の成否は主に事前の準備にかかっていると言っても過言ではありません。
取引先訪問の数日前までに準備を終わらせておくべき事
取引先の訪問日時が決まったら、早速訪問のための準備を始める必要があります。
まず処理しなければいけない事は、訪問先が遠い場合には出張費の申請や出張の手続きです。これを怠っているとギリギリになってバタバタしてしまう可能性があるので、訪問日が決まり次第すぐに申請を行っておきましょう。
続いて行なうことは訪問先の情報を少しでもたくさん集めて、それを記憶する事です。商談の中でこうした情報は役に立ちます。例えば訪問先の経営陣の名前、扱っている商品、事業内容、経営方針を事前に調査しておき、必要な情報を記録しておきます。
そして訪問理由は商談である場合には、契約書や見積書の準備、商談の打ち合わせを上司に事前に相談しておく必要があります。こうした事は社内手続きになりますので、確実に終わらせておくようにしましょう。
訪問の前日までに行っておくべきこと
訪問前日までに訪問先までの交通について詳しく調べておく必要があります。何時に出発すれば商談の30分ほど前に現地に到着することができるのかという点まで詳しく調べておきましょう。
可能であるなら万が一準備していた交通が人身事故などで使えなくなった場合の代替案を検討しておく事もできます。そしてビジネスマナーとして、アポを取ってから日時が経過している場合には前日にアポの確認をメールか電話で事前に行っておくようにしましょう。
そして前日の退社前までには次の日に必要になる資料や道具などを全部用意しておくようにし、当日の準備を極力減らすようにすることで大切な物を忘れたりするのを防ぐことができます。
当日に行なう事
自分が帰宅した後に誰かが資料や道具を動かした可能性もあるため、出発する前に持ち物を再点検する必要があります。そしてビジネスマンとして身の周りをきちんと整えているのか、髪型、洋服、髭、体臭、口臭、靴などを全てチェックする必要があります。
女性であればメイクはナチュラルで、オーソドックスな服装になっているのかを確認します。全ての準備が整ってから出張の予定を会社のホワイトボードにどこに行くのか、戻りは何時なのか、直帰なのかをきちんと記入してから出発です。
アポの時間に間に合わない場合のビジネスマナー
万全の準備をしていたとしても思いがけない突発的な出来事のために交通が止まってしまうこともあります。その時にはどのように対処する事がビジネスマナーなのでしょうか？交通トラブルが起きた場合には、15分以上前までに取引先に遅刻してしまう旨と謝罪と理由、加えて何時位に到着する予定なのかを明確に伝えます。
到着時間に関しては、到着予定時間よりも少し遅めの時間を伝えるようにしましょう。設定した時間にまた遅れるというのは非常に失礼に当たるので、焦って早く着く時間を伝えるのではなく、余裕を持った時間設定を行なうようにしましょう。そして到着後、一番最初に誠意を込めて謝罪を行います。
