ビジネスシーンでは、自己紹介の際には名刺が必須になります。初対面の相手に対しては、必ず名刺を渡した上で自己紹介を行なってください。名刺は、重要なビジネス用ツールですので、常にカバンの中に余裕のある枚数を準備しておいてください。
名刺交換のマナー
差出し方
名刺を渡す際は、企業・所属部署名、自分の氏名を名乗りながら渡してください。相手の正面に立ち、正面に向けた名刺は右手に持ちます。左手は名刺に添えた状態で差出します。片手で差し出すのはマナー違反となります。また、企業・所属部署、自分の氏名は、相手が聞き取りやすい様にはっきりと発音してください。
※外出する際は、予定していた以外の方を紹介して貰える事もありますので、余裕をもった枚数を準備しておく事をお奨めします。
受取り方
名刺を受け取る際は、相手に視線を合わせて「ちょうだいします」と一言添え、両手で受取ってください。受取った名刺は、軽く押し頂くようにすると、相手を敬う気持ちを表すことができます。また、差出す時と同様に片手で受取る事はマナー違反になります。
受け取った名刺については、テーブルの上においてください。複数名の名刺を受け取った場合は、座席順に並べておくと、相手の名前を覚えやすいです。また、テーブルの上に直接置くよりは、名刺入れの上に置くと印象が良いです。
その場に応じた名刺交換のマナー
同時に名刺を差し出した場合
名刺を差し出すタイミングが重なってしまった場合は、譲り合う必要はありませんので、添えてある手を離して名刺を受け取ってください。ただし、受取った後は、両手で持ち直し、軽く押し頂く動作をとる事をお奨めします。
テーブルを挟んでいる場合
テーブル越しの名刺交換は避けるのがマナーの1つですが、スペースが狭いなどといったやむを得ない場合もあります。その倍は、「テーブル越しで申し訳ありません」と一言添えた上で、交換してください。
差出すタイミングがつかめない場合
相手が話を進めてしまい、差出すタイミングを逃してしまった場合は、一旦、相手の話が終わるのを待った上で、「ご挨拶が遅れました」と一言添えた上で、名刺を差し出してください。
相手の氏名が読めない場合
受取った名刺の漢字が難しく、氏名が読めない場合は、「失礼ですが、どの様にお読みすればよろしいでしょうか」と訊ねても大丈夫です。相手の氏名の読み方については、名刺交換の場で解決しておく事をお奨めします。時間が経過するほど、確認しづらくなります。
名刺の管理方法
自分の名刺
汚れたり折れたりする事が無い様に、持ち運ぶ際は名刺入れに入れてください。名刺入れは、定期入れや財布で代用するのではなく、名刺専用のものを使用する必要があります。
外出する際は、いつでも取り出せる様に上着の胸ポケットやカバンの外側のポケットなどといった取り出しやすい場所に入れておく事をお奨めします。ズボンのポケットは、名刺が折れ曲がってしまう可能性がありますので、お奨めできません。
名刺を切らす事が無い様に、社内の名刺発注のシステムについても確認しておく必要があります。発注から受取りまでに時間がかかりそうな場合は、早い目に手配をしておく必要があります。
社名、部署名などが変更になった場合は、古い名刺を渡すことが無いようにご注意ください。
頂いた名刺の管理
頂いた名刺には、相手に関する情報を書き留めておくと便利です。次に会う機会の重要な情報源となりますので、会った日時、相手の特徴、人柄、交わした会話などをメモしておく事をお奨めします。相手の前で書き込むと失礼にあたりますので、ご注意ください。
頂いた名刺が増えてきたら、整理して保管する事をお奨めします。整理には、ファイル、データベースなどをご利用ください。
ファイル：50音別、会った日付順、業種別など、自分が利用しやすい形でファイリングします。名刺を管理する為のクリアポケットを利用すると出し入れも簡単に行なえます。
データベース：名刺管理用のデータベースを用いてデータ化しておくと検索に便利です。時間に余裕のある時に、まとめて入力しておく事をお奨めします。
