出張を命じられた時の計画の立て方について
毎日社内で仕事をするだけではなく、時には必要に応じて出張を命じられることもあります。
出張をする目的はいろいろあると思いますが、取引先の会社の人に会って、商談をすることもあれば、ふだんはなかなか行く機会のないお得意様を訪問することもあります。基本的には出張1回につき、複数の企業を訪問するので、出張先で時間を無駄に過ごすことのないように心がけておきたいものです。時間を有効に使うためにも、綿密な計画を立てる必要が出てきます。
出張を命じられた後の確認事項や社内での手続き、出張の計画のコツ、出張が終わった後にやるべきことなどについてご紹介したいと思います。出張は2～3日の短期間になることもあれば、数ヶ月間の長期出張を命じられることもありますが、ここではおもに短期間での出張について取り上げてみました。
出張をする日数や時間が限られているので、出張期間中のスケジュールは時間に少し余裕を持たせておくと良いでしょう。出張する間は通常の社内での業務から離れることになりますが、プライベートでの旅行ではないのですから、公私のけじめはしっかりつけておくこと。
出張する期間が短くてもこまめに上司に連絡・報告を欠かさないこと。
出張中には交通費や食事代などの経費が発生するその都度領収書を発行してもらい、きちんと保管しておきましょう。出張が終わったあと、経費について精算してもらうので紛失しないように注意すること。
出張する間、社内では同僚が仕事を代行することもあるので、出張する日までに仕事がどの程度進んでいるか、きちんと伝えて業務に支障が出ないようにしておく必要があります。万が一、社内で業務に支障が出た場合や、わからないことが出てきた時など、すぐに連絡をとる必要が出てくることもあるので、緊急事態が発生した場合のことを考えて、すぐに連絡がとれるように万全の体制を整えておくこと。
出張が終わって帰社したら、まずはすみやかに上司・同僚に報告して、経費を精算してもらうので領収書をまとめて提出して、出張報告書を作成します。
出張に必要な準備は?
出張先について下調べをしておくこと
出張を命じられてからまず最初にやるべきことは、出張の目的について把握すること、そして出張先の交通機関の状況や出張に必要な書類を準備すること。
出張先では交通費などの経費が発生するので、すべて保管して出張が終わった後にも総額を念入りに計算すること。
出張前・出張後の社内での手続き・連絡・報告
出張前に、社内での業務に支障が出ることがないように同僚にフォローしてもらうこと。
出張期間中は連絡と報告をこまめに行い、仕事のミスを防ぐこと。
出張で必要な社内での手続きについて
出張する前の確認事項
・出張の日程スケジュール
・出張中の予算
・訪問する企業の住所や連絡先、地図など
・出張先への経路や所要時間、交通費の金額など
・出張先までの交通手段
・出張先への手土産の有無
・出張の際に同行者の有無
・出張先で宿泊する場所を決めて予約する
・宿泊場所でのチェックイン・チェックアウトの時間と宿泊料金の確認
など
社内での手続きについて
ここで出張前後の社内での手続きの例を挙げておきたいと思います。
出張中は交通費や宿泊料などの経費が発生するため、出張前にはどのくらい経費がかかるか、おおまかに把握してあらかじめ申請する必要があります。
出張が終わった後は、出張にかかった経費や仕事の内容などについて、速やかに報告する必要があります。
出張前の社内での手続きは?
・出張することについて上司から承認を受けること
・出張に関するスケジュール表(日程表)、申請書、仮払経費申請書などを作成する
出張が終わった後の手続きは?
・出張が終わったことをすみやかに上司に報告する
・出張経費の精算書や出張報告書などの書類作成後、すみやかに提出すること
宿泊先を自分で予約する時の心得
宿泊先の予約方法
出張の際に、その会社で宿泊先があらかじめ決められている場合もありますが、とくに決まった宿がなく、自分で宿泊先を決めて予約する場合もあります。
宿泊先を自分で選ぶ場合は、ホテルなどに直接電話で予約しても良いですが、インターネットを活用して予約する方法もあります。
宿泊先の上手な選び方
・出張先や駅から近くて交通アクセスが良いところを選ぶ
・予算が限られているので宿泊料金があまりにも高いホテルや旅館は避ける
・チェックインとチェックアウトの時刻やサービス内容について調べておくこと
・宿泊施設内でインターネットができる環境かどうか要チェック
・FAXやプリンター機器などが使用できるかどうか要チェック
・宿泊施設の近くにコンビニがあるかどうか要チェック
出張する前に持参する物をチェックしておこう
・飛行機に乗る場合は航空券、電車で移動する場合は切符
・宿泊施設や出張先の住所・地図・電話番号などの連絡先
・出張先で使用する書類や資料、必要に応じてサンプルなど
・訪問する企業やお得意様への手土産品
・名刺や携帯電話、充電器など
・クレジットカードや財布、領収書を保管するケース
・印鑑・筆記用具・メモ帳・手帳
・必要に応じてタブレットやノートパソコン、カメラ、ICレコーダーなど
・宿泊施設で用意された客室用アメニティグッズを要チェック
・ハンカチや着替えなどの旅行用品
当初の予定よりも仕事が早くかたづいた場合は?
予定していた時間よりも仕事が早く終わった場合は、どうすれば良いのでしょうか。とくに日帰りでの出張では、会社に戻ると定時を過ぎてしまう場合もあります。それなら、帰社せずにそのまま自宅に帰ろうかと思うこともありますが、まずは電話で出張での仕事がすべて終わったことを上司に報告しましょう。その上で、会社に戻るかそのまま帰宅して良いのか、上司の判断に委ねること。
日帰り出張のはずだったのに仕事が終わらず宿泊する必要が出た場合は?
日帰りでの出張の予定が、仕事を終えることができなかった場合、すみやかに上司に電話で連絡すること。まずは、進捗状況とともに問題点などがあれば報告します。宿泊するかどうかについては、上司の指示を仰ぐこと。
出張にかかる費用が予算を超えた場合は?
出張する前には、あらかじめ予算が決められています。出張でかかった費用については、会社の経費で落とすとはいっても、ムダなお金を使うことはできません。予算を超えた分については、自腹を切るのがビジネスの常識です。
ただし、予定外に取引先の会社の人などに食事に誘われた場合や、接待などでお金を支払った場合などは、交際接待費として計上されるケースもあります。
出張から帰った後に職場にお土産は必要?
出張が終わり、帰社した時に職場にお土産を渡す必要はとくにありません。しかし、出張中に他の社員に業務を代行してもらうこともあります。企業によっては、出張後にお土産を配るのが慣例となっているところもあるようです。仕事の進捗状況やその場の雰囲気によって、自分で判断すると良いでしょう。
お土産は、基本的に自分の判断で購入するので、経費で落とすことはほとんどなく、自腹を切るのが一般的です。
出張でマイレージが貯まった場合は?
出張に行くたびに飛行機に乗り、マイレージ (マイル) が貯まったとしても、基本的には会社のものだと判断するのが一般的です。その理由は、出張はプライベートな旅行ではなく会社の経費であり、旅費交通費として計上されます。ですから、飛行機に搭乗した時に発生するマイレージ (マイル) は、すべて会社のものとなります。
万が一、会社のものを無断で個人的に利用するようなことがあってはいけません。
会社によっては黙認することもあるようですが、会社の規定について出張前に確認して、それに従うのが常識です。
