ビジネスでは文書の形で用件を伝えることがあります。
例えば請求書、納品書、招待状、お礼状などの文書は、紙媒体で送付する事が一般的です。
こうした紙文書の場合は通常封筒に入れて送付する事になりますが、文書にばかり集中していると封筒のマナーがおろそかになってしまう場合もあります。
最初に目に入るのは封筒－正しい封筒を選ぶ
紙媒体の文書の場合は内容だけでなく、文書を入れる封筒にも注意しなければなりません。文書にビジネスマナーがあるのと同じように、封筒にもビジネスマナーが存在しています。さらに文書の内容が良かったとしても、封筒が正しく作成されていないなら第一印象は非常に悪くなるので、封筒の使い方はとても重要です。
封筒は基本的に中に入れる文書の種類によって選ぶようになります。
例えば、「洋封筒」は創業記念パーティーの招待状などの際に使われる事が多く、通常はハガキサイズの紙を入れるために使用されます。
「和封筒」は比較的あらたまった内容の文書を送る際に使用します。
しかし和封筒の特徴として中が2重になっているため、弔事に関係する文書を送る時には「不幸が重なる」という意味になってしまうので避けなければなりません。
「社名入りの封筒」は、以前多用されていた茶封筒に変わる封筒であり、領収書、納品書、請求書などの一般的な文書を送る時に使用することができます。
宛名の書き方
宛名など封筒に記載しなければならない情報は、基本的に手書きである方が礼儀正しいとされています。封筒の中には宛名部分が透明のビニールになっており、中身が見えるタイプの物もあります。そのような場合であれば、印刷した宛名を使用しても問題ありません。
郵便番号は正しい数字をきちんと読みやすい字で記入するようにしましょう。
封筒に記載する情報の中で一番文字が大きいのは宛名なので、住所を記載する時には宛名よりも大きくならないように注意しましょう。
書き始める場所は郵便番号よりも少し内側です。
宛名は封筒の中心に書き、その横に会社名、部署、役職を少し小さめに記入します。
封筒が会社宛であれば中心にくるのは会社の名前と部署になり、受取人が特定されていない場合に使用する「御中」という文字を宛名の下に書きます。
受取人が指定されている場合は宛名の下は「様」「先生」と記入しますので、この違いを間違わないようにしましょう。
そしてビジネス文書の場合、封筒表面の左下には「外脇付」が必要になります。
これは封筒の中身が何かを知らせるもので「親展」「至急」「△在中」というものがあります。
親展とは宛名以外の人が開封してはいけないことを意味し、在中は中身を封筒だけで判断するための助けになります。
「外脇付」は基本的に朱色を使用しますが、会社には通常すべての「外脇付」が揃っていますので、それを使用しましょう。
差出人に関する内容は封筒の裏面に記入しますが、投函日は封筒の左上、差出人の住所は封筒の右側、差出人の会社名、部署、名前は封筒の左下に記入するようになります。
それぞれの場所は決まっていますので、混乱しないように注意してください。
最後に封筒を閉める事になりますが、あらたまった文書の場合封筒を閉じたら「封」「緘」と記入し、一般的な文書の場合は「〆」と記入します。
祝い事に関係する文書の場合は「寿」「賀」を記入し、きちんと封をします。
封筒に入れる文書の正しいたたみ方
封筒に入れる文書にも正しい折り方がありますので、ビジネスマナーを守るためにも折り方を理解していなければなりません。広告やDMなどの文書の場合はタイトルを最初に見てもらうため、下の三分の一を先に内側に折り、それから文書の上部三分の一を外側に折り内容が見えるようにしておきます。
正式な文書の場合の折り方は、誰かが間違って封筒を開けてしまったっ場合でも、内容をすぐに確認できないようにします。
文書の下部三分の一を上に向かって内側に折り、続いて上部の三分の一を内側に下方向に向かって折り曲げることで、文書の中が見えないようにします。
正式な手紙にも関わらずDMのような折り方をしていると、取引先から常識がないと思われる可能性もありますので注意しましょう。
