ビジネス文書に関するマナーやルールを知っておかなければ、必ず恥をかきます。
特に、社外の人とやりとりをする場合には要注意。
文書のやり取りに一つでもミスがあれば、会社のイメージを損ねることになるでしょう。
会社に損害を与えてしまう可能性もあるのです。
ここでは主に3つのツールを中心に、ビジネス文書に関して触れていきます。出す相手や目的、内容によって正しい選択をし、使い分けるようにしてください。
連絡手段や文書通信手段の種類
自分や企業の意思・考え方、あるいは計画や重要書類などを誰かに伝える時に使用する連絡手段や文書通信手段には、主に3つの種類が考えられます。
1つ目は、紙を使用した文書です。
「手紙」と表現するとイメージしやすいでしょう。自らの手で紙に文書などを書く、もしくは紙に印刷をするなど方法はいくつかありますが、それを封筒に入れ、郵送やバイク便などで取引先企業等に送り届けます。
2つ目は、メール。今ではこれが主流になっていているかもしれません。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどを使用してメールを送ることも可能となり、楽にビジネス文書を相手に届けることができるようになりました。
3つ目は、FAXです。今でもこの手段は多くの企業で用いられています。もちろん一昔前と比べると減ってはきていますが、まだまだ無くなることはないでしょう。
紙を使用した文書の特性やメリット・デメリット
紙を使用した文書は、ビジネス文書の中でも格が上。
つまり、非常にフォーマルです。
相手に伝わる印象も他の手段よりも強く、非常に丁寧であると受け取ってもらえるでしょう。
例えば、契約書や見積書、お礼状や詫び状などで、その格の高さを発揮します。
主に重要性の高い書類やビジネス文書などに利用可能なため、機密性を求めるケース、あるいは大切な相手とのやり取りには、この紙を使用した文書通信手段を選択するべきでしょう。
デメリットは、他の手段と比べて相手に届くのが遅いこと。バイク便などを利用すればすぐに届けられることもありますが、それでもメールやFAXには敵いません。
メールを用いた通信手段の特性やメリット・デメリット
パソコンで文字を打ち込むだけではなく、そこに画像なども添付して送ることができるメール。非常に利便性が高く、また、送信した瞬間に相手に届くというのが、最大の特徴です。
メールに添付できるファイルの容量も非常に増えてきているため、多くの画像や写真などを一緒に送付したい時には非常に便利。
また、メールを送られた相手も、自分のタイミングでそれをチェックできるので、この点でも優れていると言えそうです。
デメリットは、機密性の高い、あるいは公的な文書には使用できない点。
また、ウイルスによって相手に迷惑をかけるリスクも考えておかなければいけません。
送信した後に、それが相手に届いたかどうかの電話確認などは必須となるでしょう。
FAXを用いた通信手段の特性やメリット・デメリット
手書きでもプリントしたものでも、FAXを通すことで相手にそれを送ることができます。
すぐに資料等を送りたい時に適した手段であり、コンビニエンスストアなどからでもFAXを送信・受信することが可能な点で優れています。
デメリットは、メールほどの大量の画像などを送る、あるいは鮮明な写真画像などを送ることには向いていない点。
また、相手の企業の人間であれば、その内容を誰でもチェックできてしまうため、特定の人物に送りたい時にも、この手段は向いていないのかもしれません。
メールと同様に、相手に届いたかどうかの確認のための電話等は必須となります。
