ビジネスの世界で文書のやり取りをする時には、封書ではなくはがきが活躍する場面も度々出てきます。はがきの利点を理解し、どのような場面や用途で使うべきなのかをしっかりと把握しておくこと。そうすれば社会人としてさらに一歩成長できるとともに、受け取った相手も不快な思いをせずに済むでしょう。
ここでは、そのはがきの利点や特徴、使用すべき場面や用途などについてまとめます。
はがきの持つ特徴や利点とは？
非常にかしこまった文書や重要な内容のやり取りをする時には、通常は封書を使用します。封書であれば、誰かに中身を見られてしまう可能性が非常に低いからです。
裏を返せば、はがきは書いたことが表も裏も丸見えのため、それによって情報が漏れてしまう可能性が否定できません。社内の重要機密や個人情報などを記載する時には、はがきは絶対に利用しないようにしましょう。
一方で、送られた相手にとってはかしこまる必要がないため、封書と比較すれば気軽に受け取ることができます。また、これも受け取った側から見れば、封を切ったりなどする必要もなく書かれた内容を確認でき、送った相手の意図を容易に把握できるというメリットを備えています。
送る側からすれば、封書と比べて郵便料金が安いため、同じ内容のものを大量に送る時にもはがきが向いているでしょう。
はがきの長所が際立つ場面や用途
封書と比べて略式的な要素を持ち、相手も気軽に、かつ容易に内容を確認できるという点から、はがきは案内状や招待状によく利用されます。
ビジネスでも、これらの用途で使われることは多々あるため、会社のイベントへの案内や招待をする時には、はがきを利用してみましょう。
会社の社屋移転のお知らせや、個人的なお知らせ、例えば部署の変更や退職に関する挨拶など、こういった用途でもはがきがよく利用されています。
いわゆる挨拶状などとまとめることができると思いますが、その中には年賀状や暑中見舞いなども含まれるでしょう。
また、軽いお礼状などもはがきが利用されることがあります。
申し訳ないという気持ちを表現する詫び状などは、受け取った相手を不快にさせてしまう可能性があるため、はがきではなく封書を利用するようにしてください。
はがきの書き方をマスターしよう
はがきの書き方も縦書きや横書きなどいろいろとありますが、ビジネスで利用する場合には、基本は縦書きで統一しましょう。
重要なポイントもいくつもあるものの、やはり表面の受取人の情報、ここは一層丁寧に書くよう心がけなければいけません。
受取人の氏名、これがはがきの真ん中に位置するように書くこと。
また、住所や差出人の氏名よりも大きめに書くことも徹底してください。
相手の住所は受取人の氏名の右側に書きますが、文字の大きさが変わったり斜めになったりしないようバランスに注意しながら書きましょう。
差出人の名前と住所は切手を貼るところの下、つまり、はがきの左下に受取人の住所や氏名よりも小さく書くようにしてください。
郵便番号の記載も忘れないこと。
はがきを利用するときの注意点
略式的な要素があるからといって、適当には作成しないことです。できれば手書きで書きましょう。それだけでも受け取る相手の気持ちが変わってきます。
雨に濡れる可能性なども考慮し、できるだけ油性ペンを使用することも意識してください。消せるボールペンは摩擦で書いた文字が消えてしまいます。相手に届く前に摩擦で擦れる可能性は十分にありますから、この種のペンは使用禁止です。
はがきの場合は書き損じたら、必ず新しいはがきを用意して書き直すことも徹底しておきましょう。
