社内文書とは社内のみで回される連絡事項や報告事項、届け出事項、問い合わせ事項、記録などの事です。社内文書という言葉通り、この文書は社外に出回る可能性がほとんどない文書であるため、他の正式な文書とは若干異なるものです。
社内文書で最も重視されるのは効率である
社外の方の目に触れる可能性がある文書や、取引先への文書の場合には時候や儀式的なあいさつなどは記載しなければなりません。
しかし社内文書に関しては社外の方が読む可能性はないためあいさつのような文言を入れる必要はなく、またある程度の丁寧語があれば尊敬語や謙譲語もほとんど必要ないでしょう。
あいさつが必要ないということは結語についても社外文書のような文言を入れる必要はありません。社内文書で最優先されるのは文書の形態ではなく、各社員の文書を読む時間をできるだけ少なくするために簡潔であるということです。
正確な情報をどれだけ効率的に説明しているのかという観点で社内文書は作成されています。基本的にこうした社内文書はフォーマットが会社によって準備されているので、自分で一から作る必要はありません。慣例に従い手際よく作成しましょう。
評価される社内文書の特徴
社内文書を発行するのには目的があるので、文書の一番分かりやすいところに文書の目的をはっきりと記載していなければなりません。
例えば社員旅行の知らせの場合には「社員旅行のご案内」と件名を記入しておけば、誰が見ても文書の目的がわかります。そして文書の空きスペースがあるからといって、他の用件を社内文書の中に入れることがないようにしましょう。
社内文書の目的は1つだけです。もし複数の点を伝える予定である場合は2通の社内文書を発行する必要があります。
社内文書は基本的に「です」「ます」という口調での記載となります。つまり断言している内容がふさわしいので、「～のはずです」「～だと思われます」という書き方は情報として不正確なものになるので社内文書の内容としては不適当ということになります。
また先程の社員旅行などの文書の場合「集合場所」「集合時間」「行き先」「時間」「締切日」といった内容を箇条書きで記載することが望ましいとされています。これも簡潔で理解し易いという目的と合致しています。
社内文書を発行する前に確認すべき内容
社内文書の内容が間違っていると、全ての社員に対して間違った情報を伝えることになるため文書の正確性には十分注意しなければなりません。
そして社内文書には文書番号が付けられているのが一般的です。こうした文書番号や発信年月日、宛名部分に誤りはないのかという事を確認し、誤字脱字に関しても細心の注意を払う必要があります。
社内文書の目的は簡潔さであり誤字脱字は読むための時間を奪ってしまうため、発行前の確認の段階で修正できるようにしなければなりません。
