人と人とが密接に関わり合うのがビジネスです。
対応を間違えれば、その人間関係が一気に崩壊してしまうことも。
どのような事柄や事態に対しても自分本位ではなく、相手のことを考えながら行動に移さなければなりません。それができてこそ一人前。人間関係を壊さずにするにはどのように対応していけばいいのか、見ていきましょう。
無理な依頼をされた時は？
仕事や取引を頼まれたが、それを断りたい時、まずは相手の言い分や依頼をしっかりと受け取るようにしてください。これは、上司に頼まれた時も取引先に頼まれた時も同様です。
上司に頼まれた時には、「中途半端にはしたくないので」という前置きをした上で断りましょう。そうすれば、仕事はしたいが今は難しいと伝えることができます。今抱えている仕事とどちらが優先度が高いのかを、上司に判断してもらうのもいいでしょう。
取引先からの仕事の依頼を断るときは、細心の注意を！すぐに「できません」ではなく、話を一旦受け取ってから、なぜできないのかを伝えます。ネガティブな言い回しではなく、現状を伝えた上で「今は難しい」と伝え、条件や交渉次第では可能であることもにおわせましょう。
もしそれでこちらにメリットが生まれれば、引き受けることも検討の余地に入ってくることもあるでしょう。
適切なトラブルの伝え方
もし問題を起こし、それを上司に伝えなければならない時には、速やかに、そして正直にその内容を伝え、謝罪します。
自分のミスで起こったトラブルではなく、また、自分の判断ではどうしようもない時には、なぜそのトラブルが起こったのか、現状はどうなのかを正確に説明し、上司の判断を仰ぎましょう。勝手に判断する、報告を先延ばしにする、これらはやってはいけません。
トラブルが取引先に影響を及ぼすようであれば、これも取引先に速やかに事情を説明し、丁寧に謝罪します。
自分のミスではなくても、自分のミスのように取り扱い対処していきましょう。
それが今後にも繋がります。
感情的になったら負け。
相手がいくら頭に血が上っていても、それに付き合ってはいけません。こちらはあくまでも冷静に対処することを心がけてください。
わからなかった内容を確認する時のポイント
相手の言ったこと、しゃべった内容がよくわからなかった時にはきちんと聞き返すこと。わからないまま放置は厳禁。相手の伝え方が悪かったとしても、自分に落ち度があったことを伝え、その上でもう一度確認するようにしてください。理解したフリをするのが、最もやってはいけないこと。
それがミスやトラブルに繋がれば、お互いにとって大損害。
気が引けたとしても、大きな問題が生じる前に、聞き逃したことや理解できなかったことはしっかりと確認しておきましょう。
相手の間違いや勘違いを指摘する時
相手のミスや間違いを指摘することも、社会人としては重要な行為。ただ、それをストレートに指摘すると人間関係にヒビが入る可能性も。あくまでも内容や事実を確認するような形で聞き直す、あるいは尋ねるようにしてください。
それによって相手に間違いや勘違いに気づいてもらい、修正してもらうというやり方がベストでしょう。
クレームや注意は慎重に
クレーム、文句、苦情、こうしたことを伝えたい時にも相手への配慮が必要です。相手に恥をかかせないためには、できるだけ人がいないところ、聞いていないところで指摘や注意をすること。指摘や注意の前に、「大変申し上げにくいのですが」などの言葉を添えるといいでしょう。
上司などに相談するのも間違った対応ではありませんが、その行為は、自分ひとりでは解決できない場合に限ります。あまり話を大きくしない方が、人間関係を築く上では有効です。
