ビジネス会話では目的を意識することが必要
ビジネスをする上で会話をする機会はたくさんあります。プレゼンテーション、取引先との交渉、商品の宣伝、商談、会議など多岐にわたります。
会社の代表として話すのであれば社員へ向けた言葉、会社を代表して他社やメディアに対して配信する言葉など、会話に関係する場面がさらに増えてきます。
人と話すことが好きという方でも、ビジネス会話はできないということがよくあります。なぜでしょうか？
一般の会話とビジネス会話では決定的に異なるところがあります。
それは明確な目的を持って会話を行なうということです。
友人や家族と会話をする時に、目標を持って話しをする事はほとんどないでしょう。ですから会話の内容はとりとめのないものでも問題はありませんし、緊張せずに話しをすることもできます。
しかしビジネス会話はそうはいきません。会話によってこちらの目的を達成するという明確な意図があります。だからこそ、日常の会話と同じようなスタンスでビジネス会話を行ったとしても結果を残すことはできません。
ビジネス会話の基本は2点に集約されます。1つ目は簡潔で分かり易い事、2つ目は内容や話し方が相手に失礼にならない事です。
この2点がきちんと行えていないのであれば会議や商談やプレゼンの途中で「それで何が言いたいの？」「もっと簡潔に説明してもらえますか？」と言われてしまう可能性が高くなります。
会話は言葉だけで行なうわけではない
日常会話の際にはあまり意識をしていなくてもできることが、ビジネス会話ではできないということがよくあります。例えばアイコンタクトを保つ事、豊かな表情で情報を伝える事、こうした点はビジネス会話の際も重要な要素になります。
しかし正式な場で発言をする時は非常に緊張するものなので、この2点が上手にできないと感じておられる方も少なくありません。目は口ほどに物を言うという言葉が表しているように、この2点ができていないと多くの情報を伝え損なってしまいます。視線をキープすることで商品や企画に対する熱意や自信を伝えることができ、逆に視線をそらすことは自信のなさや伝えようという気持ちの弱さと感じさせてしまうことがあります。そして豊かな表情は相手の心を開きこちらの意図を受け入れやすくし、真剣な表情は情報の重要性や思いの強さを表現することになります。
ビジネス会話の基本を忘れてはいけない
ビジネス会話の基本は相手に失礼がない事、回りくどくなく簡潔であることです。話しを準備する時にはこの点を常に意識しなければなりません。
例えば商品や企画への思いが強すぎてしまい感情をコントロールできなくなってしまうと、熱意は伝わるかもしれませんが相手が願っていること、つまり商品や企画の内容やメリットや利益率などの理解ができなくなってしまいます。これでは先程のビジネス会話の基本がまったく反映されていません。
常に冷静に丁寧な言葉を選び、相手が聞きやすいかどうかを自己吟味する必要があります。
相手が聞きやすいもしくは理解しやすい話しには「いつ」「どこで」「だれが」「どのように」「なぜ」「いくつ」「いくら」といった情報が必ず含まれているものです。
自分のビジネス会話にはいつもこうした情報が含まれているか確認してみましょう。
そして相手が理解し易いように文はできるだけ短く要点を際立たせることができます。
「ココからがポイントになります」と述べたりして、会話のポイントを明確に述べることも相手の理解に繋がりますので良い方法です。
