現代ビジネスマンに必須!メールのマナーと使い方

「ビジネスマン」と呼べるような人で、メールを一切使っていない人は、今や誰一人いないのではないでしょうか。

そのくらい浸透し、ビジネスに欠かせないツールとなっています。
だからこそマナーを守りながら使わなければいけません。

メールのマナーが守れない人は、ビジネスマンとしての価値も能力も低いと見なされてしまってもしょうがないのです。

知らない人にメールで挨拶をしても大丈夫?

面識のない人と連絡を取らなければならない場面も、仕事をしていれば出合うと思います。通常は電話で連絡を取り合うのが礼儀ですが、メールでも問題はありません。予告もなしに電話をすることで、それを受けた相手も迷惑に感じることが多くなってきおり、相手の時間を拘束することにもつながります。

それを避けるためにはメールが便利。知らない人であれば、相手に気を遣わせないためにも、メールでまずは連絡を取ることも問題とはならないでしょう。もちろんメールの最初には、メールでの連絡となってしまったことを詫びる文章を添える必要があります。突然用件に入るのではなく、実際に顔を合わせた時と同じような礼儀をメール上でも尽くし、相手が不快に思わないよう配慮しましょう。

ビジネスメール内での絵文字や顔文字はご法度

何度もメールのやり取りをしていたり、あるいは顔を合わせて一緒に仕事をしていると、連絡の交換に使用するメールの中身も徐々にフランクになってくることがあります。もし仲が良くなった相手だとしても、メールに顔文字や絵文字などを使用するのは避けましょう。くだけすぎた文章もNGです。

あくまでもビジネスパートナーとのメールであるという意識は持ち続け、それに適した内容で作成するようにしてください。メールの基本である挨拶から始まり、用件をまとめ、そして挨拶で締める、これを徹底するのがマナーです。相手が絵文字や顔文字を使ってきたとしても、しばらくは文字のみの文章にし、丁寧さが失われないような配慮が必要となってきます。

大事なやり取りにも使えるメール

「大切な用事や連絡は電話で」というのは、今の時代も変わりません。しかし、重要であるからこそメールを使用する、これも現代ではマナーのひとつとなっています。メールでやり取りを行えば、それが記録として残ります。

「言った言わない」のトラブルになることが格段に減るため、スムーズに交渉したりビジネスを前に進めることができるのです。もちろん、重要な内容をメールでやりとりする場合には、メール送信後に電話を入れる必要あり。

そこまで行うのがメールを使用する時のマナーであると覚えておいてください。

知っておくと便利な「いただく」の変換

「いただく」という言葉は、「頂く」と「戴く」の2つの変換パターンがあります。
「頂く」は謙譲語であり、「戴く」は尊敬語となるので、厳密には持っている意味が異なってくるのですが、メールではどちらを使用しても相手に失礼な印象を与えることはありません。

また、補助動詞としての「いただく」を使う場合には、ひらがなを使用するようにしましょう。他にも似たような言葉はたくさんありますが、その都度調べ、正しい変換と言葉遣いになるよう心がけるようにしてください。

仕事の関係者を携帯電話に登録する時の注意点

新しくビジネスパートナーとなったり、これからそうなるであろう人と会った時には連絡先を交換することでしょう。いろいろな考え方があるとは思いますが、名前や会社の後ろに「様」を付けておくのが無難でしょう。もし誰かにアドレス帳を見られた時にも安心です。

自分が見た時にも、重要な相手であるという印象が強くなり、より一層メールの内容にも気を遣えるようになるという効果も得られるでしょう。

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