メールは、すぐに送信でき内容も確認しやすいため非常に便利ではありますが、それだけにミスや行き違いも起こりやすいもの。仕事でそうしたことが起これば、会社の利益にも影響してくるため注意しなければいけません。本当にちょっとしたことだけれども気を使っておきたいこと、これを幾つか紹介しましょう。
メールの送受信時には以下のことに気をつけておいてください。
ビジネスで「Gmail」の使用はあり？なし？
プライベートではGoogleのメールサービスである「Gmail」を使用する人も多いかもしれません。確かに便利ですし機能性も充実しており、これがあれば十分連絡を取り合うことができます。
しかし、会社で社員用のメールアドレスが作成されているのであれば、仕事上のやりとりはそれを使用すること。何らかの理由でそれが使えない時にはGmailの使用も仕方がありませんが、その理由と謝罪を必ず本文に書き込むようにしてください。
何も言わずにGmailを使用するのはNG。
ビジネス上のやりとりとしてはふさわしくありません。
また、ついついGmailで仕事のメールを送ってしまった場合、これも気がついたらすぐに謝罪メールを送ること。絶対に放置せず、また、今後はそのようなことがないように管理しておきましょう。
スマホで仕事のメールをチェックする時に気をつけたいこと
出先で仕事のメールが送られてきた時に、それをスマートフォンでチェックする場面も出てくると思います。
パソコンに届いたメールを、スマホに転送したりチェックできるような設定になっていれば、簡単に確認することが可能です。
ただし、スマホとパソコンでは、画面への表示のされ方が変わってくることがあります。
特に、添付ファイルなどを開封する時には注意しなければいけません。
パソコンで確認するまでは、内容を把握したつもりにならないこと。
本来パソコンで見るべきメールをスマホで確認した場合には、まずは「確かに受け取った」という旨を相手に返信し、それに付け加える形で、「出先だから後で改めて内容を確認する」といった内容の文言も記載しておきましょう。
メールにファイルを添付したら知らせましょう
メールにファイルが添付されてくることもあれば、こちらが添付することもあると思います。
添付ファイルがあることを相手がわかっていればいいのですが、何の予告やお知らせもなく送ると、それに気づかれない恐れも出てきてしまうでしょう。
添付したファイルを相手に確実に見てもらうために、必ず「ファイルを添付したこと」を本文に書き記すなどし、相手に知らせるようにしてください。
件名に「添付ファイルあり」と書き添えるのもいいですが、その場合でも本文には一言書き添えておきましょう。
また、本来添付するはずのファイルを添付し忘れた、などのミスがないようにも気をつけること。本文とともに必要なファイルが添付されているかどうかも確認し、送信後にも改めてチェックすることを忘れないでください。
