終業時間が決っているので、その時間になれば帰宅する事ができます。しかし仕事とは他の人と共に行なっているものなので、「時間になったので帰ります」というようにはいきません。帰宅する前にビジネスパーソンとして必ず行なうべきことがあります。
仕事の進捗情報を上司へ報告
管理職の仕事は、プロジェクトや個々の仕事などがどこまで進んでいるのかを管理することです。自分で扱っていない案件であっても、管理職は進捗状況を把握していなければなりません。そのため就業時間になったからといって、すぐに帰宅してしまうのは上司に協力していない事になるためビジネスパーソンとして失格です。自分が携わっている仕事の進捗状況を伝え、進み具合が上司の意向と異なっている場合には、上司の指示に従って仕事の進み具合を調整しなければなりません。
上司への報告に加えて、次の日の準備をしてから帰宅することも大切です。翌日の準備をしないまま終業となると、翌日出社後にその日の準備をしなければならなくなり、就業後の時間が大幅に無駄になってしまいます。
就業後の時間は会社の時間となりますので、利益を生み出すための時間であり、仕事の準備をする時間ではありません。具体的にはどのような準備を行なう事ができるのでしょうか？
翌日の仕事のための準備
翌日の準備に入る前に、会社に業務日誌がある場合はきちんと記載しておく必要があります。それから翌日の仕事のための準備を行います。
最初に取り組むことは、翌日の仕事の内容を確認することです。
優先的に扱わなければならない仕事を取り分け、優先順位をはっきりさせておくことができます。
肝心なのは、前日の段階で「何を」「いつから」「いつまでに」行なうのかをはっきりさせる事です。
確認した仕事の中に他社や取引先のアポがある場合は、前日の内にアポを確認して置く必要があるため、就業時間内に連絡をして確認しておきましょう。以前にアポを取っていたものの、前日まで確認の連絡をせず、当日にアポの確認をする事は先方に対し失礼になります。ですから出来る限り、終業時間よりも少し前に確認の電話やメールをするようにしましょう。
翌日に社外での仕事がある場合は以上の点を終業前には終わらせておきましょう。
翌日の仕事のための準備には自分のデスクの整頓も含まれています。
整理整頓をしないまま帰宅するなら、当然社内に残って残業をしている同僚の気分を害してしまうことになりますので、デスク上に余計な物が出ていないかどうかを確認しましょう。そしてデスクにパソコンがある場合、USBやDVDや外付けHDなど外部接続機器が付けっぱなしになっていないかも確認します。こうしたメモリ媒体には重要な情報が入っているので、外した後は重要書類と一緒にカギの付いている引き出しにしまうようにしましょう。
このように翌日の業務への準備をしっかり行なったら、帰宅することができます。
しかし社内に残っている上司や同僚に対して配慮を示す必要はあります。上司に対しては当日の報告を終えた時に「お手伝い出来る事がありますでしょうか」と一言声をかける方が良いでしょう。
もし仕事がないようであれば、デスクの整頓をしてから帰宅となります。
帰宅する際には全員に対し「お先に失礼します」と声をかけてから退社となります。
仕事が終わらない時
残業に対する規則は会社によって異なっていますが、仕事が終わらない時には必ず上司に相談する必要があります。
報告なしに残業をすると、会社によってはそれだけで問題になるケースもあります。
残業の許可を上司から得られたなら仕事を継続して行い、仕事が終了した段階で上司に報告をして退社という流れとなります。
ではどうしても仕事が終わらない場合はどうすれば良いでしょうか？
あくまでこれは万が一の状況なので、仕事をきちんと終わらせてから帰るようにしましょう。
仕事がどうしても終わらない場合、上司に相談することができます。
しかし「終わらないのですが、どうすれば良いでしょうか」と聞いてはいけません。
このような聞き方では、仕事への責任感がないと上司に感じさせることになりますので、「可能であれば明日早目に出社させて頂けるでしょうか」と尋ねるようにしましょう。
このようにする事で仕事の責任を持って行なうことを伝えることができ、もしかしたら上司が代替案を出してくれるかもしれません。
仕事の持ち帰りを検討する方もいますが、基本的に仕事を社外に持ち出すのはNGなので、これも上司に相談してから決めるようにしなければなりません。
