取引を行っているビジネス上のパートナーや取引先には、マナーとして常に感謝の言葉を伝えているはずです。
しかしその感謝を目に見える形にする機会というのは意外と少ないものです。
時には目に見える形で感謝を表すために、贈答品を送ることもビジネスの世界では良い方法です。
贈答品と言うと、お年賀、お中元、お歳暮、結婚祝い、出産祝いなどに送るプレゼントの事です。
つまり1年の中に何度か送りものを送る機会があるということです。
贈答品の中でも特にビジネスシーンで利用できるのは、お盆の季節に贈るお中元や新年の前に贈るお歳暮です。
マナーとしてお中元を贈ったのであれば、同じ年にはお歳暮も贈るようにします。
ビジネスの取引相手にこうした贈答品を送る場合のビジネスマナーにはどのような事があるのでしょうか？
個人的に相手を知っているとしても、ビジネス上の関係である以上、送り主は会社になるのが一般的です。
そのためどのような贈り物を贈るのかという事は、上司と相談の上で決めなければなりません。
まず送り主を会社にするということが1番目のビジネスマナーです。
2つ目は「送り状」を出すということです。
送り状とはなんでしょうか？
贈答品の前に送り状を送るビジネスマナー
どんなに良い商品を贈答品として贈るとしても、何の連絡もなく贈ってしまうなら「送りつけた」というような印象になってしまいます。
せっかく経費を使い、時間を使って贈答品を贈ったにも関わらず、無理やり送りつけたというイメージを持たれてしまうなら残念なことです。
ですから贈答品を贈る前に、送り状を相手に送っておくことが勧められています。
送り状が相手宅に届く理想的なタイミングは、贈答品が相手宅に到着する3日前です。
では送り状にはどのような事を記入すれば良いのでしょうか？
「頭語」「時候の挨拶」「取引への感謝」「贈答品について」「相手の健康や成功を願う言葉」「結語」が一般的な送り状の流れです。
送り状には相手への礼儀が表れている必要があり、会社の名前、担当者の名前、役職、肩書など全ての情報が正しく記載されているのかを繰り返し確認するようにしましょう。
送り状は通常「手紙」で送るのが最も正式なものとされているので、手書きでしっかりと書き最終的に上司に確認してもらう方が無難です。
どのような贈答品が良いのか
贈り物はどのような物が良いのでしょうか？
会社から贈るということであれば、品は会社が選ぶので会社指定の物を贈るようになります。
仮に自分で選ぶように指示された場合、どんな要素を考えながら贈答品を選ぶことができるでしょうか？
ここでもポイントになるのは相手を思う気持ちです。
繰り返しになりますが、ビジネスマナーの肝要な部分は相手を思いやる気持ちです。
ですから贈答品は相手の好みに合っているものがふさわしいので、日頃の調査をきちんと行っておく事が重要です。
そして担当部署などに贈る場合は、部署の人数を考慮に入れて品を選ばなければなりません。
20人もいる部署に10人分の物を贈るのは大変失礼になります。
そして贈答品は受け取った側がすぐに持って帰るというわけではないので、可能な限り日持ちするタイプのものが良いでしょう。
「これくらいで良いか」ではなく「なにを贈ったら喜んで頂けるだろうか」という気持ちを忘れない事が大切です。
