企業に入社すると、社員一人一人にメールアドレスが与えられ、業務上ではそれを使用し取引先やお客様などと連絡を取り合うことになるでしょう。これから社会人になる人は小さな頃からメールに慣れ親しんでいるとは思いますが、業務上のメールは必ずしもその延長線上にあるものではありません。
友達同士のメールのやり取りとは別物と考え、社会人として、メールを利用する時のマナーとルールは覚えておくべきでしょう。
メールの利便性と注意点
メールは、とにかく便利です。手紙のように、相手へ届くまでの時間もかかりませんし、確かに決まりやルールもゆるく思われがちです。
しかし、だからといってあまりにもフランクに作成し送信してしまうと、相手にとっても失礼ですし、自分の今後にとってもよくはないでしょう。メールを使用する時には、そのバランスに注意しなければなりません。
重要なメールこそ件名に工夫を
メールは、「件名」と「本文」で主に構成されています。
画像の添付などもありますが、相手がまず目にするのが「件名」の部分。ここに一つ、工夫をもたせましょう。重要なメールは特に、相手がすぐに目につくような件名にしなければなりません。また、そのメールの内容がわかるような工夫も必要です。
「○月×日 商品発表に関する打ち合わせについて」
「【重要】請求書のご確認をお願いいたします」
このように具体的な内容はもちろん、日付やメールの重要度を示したり、【至急】などの文字を使用し、読んでもらうための工夫をしなければいけません。
メールに書き込むべき要素
メールの内容、つまり本文ですが、これは幾つかの要素で構成されています。
●宛名
どの会社や誰に宛てたメールなのかを最初に書き込んでおきましょう。
●自己紹介
自分は誰なのかを挨拶とともに書き込みます。
●本文
最初に大体の用件をまとめて書き、その後に詳細が必要であれば、それを書き込みます。
●締めの挨拶
本文を締め、終わりの挨拶を書く点は手紙と変わりません。
●署名
自分の企業名や部署、名前や連絡先などを、決まった書式で毎回メールの最後に記載されるような設定にしておきましょう。
メール作成時に意識したいこと
メールは、相手が読みやすい形にすることが重要です。手紙も文字が汚ければ読みにくいですよね。メールでも読みやすい・読みにくいがあるので、それを常に意識してください。
一つの文章が長い場合、途中であっても改行しましょう。30文字から40文字程度で、区切りのいいところ（読点を入れる部分など）で改行してください。また、数行書いたら、空白の行を1行入れるなどすると、より読みやすくなります。
上で示したそれぞれの要素を一つの塊とし、本文に関しては長くなりそうであれば幾つかのまとまりを作った上で、そのまとまりごとに空白の行を入れてください。
メールを作成したら、必ず読み返すこと。
送信先は間違っていないか、誤字脱字がないか、日本語に乱れはないかなどを必ず確認してから送るようにしましょう。
メールを送った後にしたいこと
メールを送信しても、それを受け取った相手がすぐに、あるいは必ず開封して読んでくれているとは限りません。メールは送って終わりではないのです。関係性や内容、緊急性があるかどうかなどにもよりますが、メールを送ったら先方に電話で連絡を入れましょう。特に重要な資料を送ったり、至急確認してもらいたい内容が書かれている場合には、この作業は必須です。
また、重要であったり緊急性がなかったとしても、もししばらく経って返事がこなければ、同じように電話を入れて確認するようにしてください。
