仕事が忙しくない時には、細かい予定や計画を立てなくても大きなミスをすることはないかもしれません。しかし仕事が立て込んでくると、納期や期限に関してミスが出てくることがあります。しかしビジネスでは忙しかったため、期限に間に合いませんでしたという理由は通用しません。相手に迷惑をかけないためにきちんと計画的に仕事を組織しなければなりません。
全てのスケジュールを表などにして「見える」ようにする
仕事の量がこなせる量よりも下回っている場合であれば、仕事のスケジュールが頭の中で出来上がっていれば問題はないかもしれません。しかし突発的な仕事が入ってきた場合、当然それまでの仕事に大きな影響を与えるため、自分が頭で思い描いていたようなスピードで仕事を処理することができなくなります。
このように一度仕事のスケジュールの歯車が狂ってしまうと、納期までに仕事を仕上げる事ができなくなったり、仕事を忘れてしまったりと大きな迷惑をかけてしまう可能性があります。ですからやはり全ての仕事のスケジュールを書き出して「見える」ようにすることは重要です。
納期までに大体この位あれば大丈夫だろうという判断方法ではなく、自分の抱えている全ての仕事との兼合い、自分の能力や期限などをきちんと考慮して仕事を進める計画を立てます。全ての納期は基本的に通常の納期よりも早めに設定をして、それに間に合うように計画を建てていきます。では仕事の優先順位はどのように決定できるのでしょうか？
優先順位を決めるための基準
複数の仕事がたまってくると、仕事の優先順位を決めなければなりません。
では優先順位はどのように決めることができるのでしょうか？多くの方は重要度の高い仕事が優先順位の高い仕事というイメージを持っておられます。
しかし優先順位の上位にくるのは仕事の内容が重要かどうかということではありません。最優先事項は「期日が近づいているもの」であり、その次に優先順位が高いものは「難易度が高く完成が難しいもので」、最後に「仕事の重要度」という順番になります。
もしかするとこれまでに考えていた優先順位の付け方とは異なっているかもしれません。
見える化する時には期限の迫っているものから記入していき、仮に納期が同じである場合は難易度が高いものが優先となり、難易度までほとんど同じである場合は重要度が高いほうが最優先になるという順序です。
この順序で優先順位を決めていくと、仕事量が自分でこなせる量なのかを早めに判断することができ、不可能になっているなら援助を依頼する時間もあります。
短期・1週間スケジュールを立てる
短期の予定や計画とは1日のスケジュール、中長期の予定は1週間の予定と考えられます。まず1日のスケジュール「To Doリスト」を作り仕事ごとに記入しますが、納期を期限よりも30分早めに設定をしなければなりません。
例えば「○○商事、見積書送付、〆切14：00」というような記入方法です。これで納期遅れを防ぐことができるようになります。またその日の仕事で疑問が生じたのであれば、後回しをせずに上司や先輩に尋ねることができます。
しかし納期がとりわけ迫っていないなら仕事上の疑問はまとめて質問することができます。
では中長期計画１週間の計画はどのように計画すれば良いのでしょうか？まず納期に合わせて早い納期の仕事から計画表に記入をしていきます。
基本的には納期よりも1日前には完成しておけるような計画を建てます。週末や翌週にアポや会議が入っている場合はその集の半ばまでにはアポを取り付けるように計画しておきます。週末になってしまうと忙しいため取引先のアポを取るのも難しくなり、さらに会議室も埋まってしまう可能性がありますので最優先事項として処理するようにします。
例えば「△会社、担当者名、アポ取り、〆切水曜日」というような記入方法となります。このようなスケジュールをノートで作成しても問題ありませんが、パソコンで管理できるならより正確にスケジュール管理ができるようになります。
