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社内のイベントは色々ありますが、予定があって参加できなかったり、どうしても参加する気になれなかったりする事もあります。こんな時、失礼にならないように不参加を伝えるにはどうしたら良いのでしょうか？

ここでは、社内行事を断る際のマナーやメールの例文を紹介します。

会社で必ずあるイベント「社内行事」とはどんなもの？

会社では日常の業務以外に、親睦を深めたり、モチベーションを上げたりするために、社内行事を行うことがあります。定番の行事としては「歓迎会」「忘年会」などです。

ほかにも、社員同士の交流をはかる目的として、運動会やスポーツ大会、ボーリング大会、ハイキング、バーベキュー大会、暑気払いなどが開催されることもあります。

部署ごとや、業務上のチームメンバーで行い、その規模も大小あります。全員参加のもの、希望者のみのもの、などイベントによっても異なります。

社内行事に参加したくないときはどうすればいい？

社内行事は親睦を深めたり、士気を高めたり、みんなで慰労し合ったりと目的があって開催されるものです。会社から自由参加と言われていない限りは、参加するのが社会人としての常識です。

いくら「社員が会社に従う必要があるのは、勤務時間内のみ」という原則があっても「勤務時間外に行われる社内行事には一切参加しません」という考えでいると、会社によっては「コミュニケーションの取りにくい人」「付き合いが悪い」などのレッテルを貼られてしまう可能性も。「面倒だから」「何となく行きたくない」という理由で参加を断るようなことは避けましょう。

勤務時間外の社内行事には、社員旅行なども該当します。「旅行だから行かなくてもいいのでは？」と思うかもしれませんが、研修などを兼ねていることもあり、仕事の一環として捉えられることが多いです。極力参加するようにしましょう。

行事の参加費が給料の中から天引きされている場合は、法的には社内預金などと同じ扱いになっています。もし旅行に参加しない場合は、会社から全額返金してもらうことができるので、覚えておきましょう。

どうしても社内行事に参加したくない場合、欠席するにはそれなりの理由が必要になります。「体調がすぐれない」「風邪をひいている」といった体調不良や、「どうしても片付けないといけない仕事がある」「取引先の対応がある」など急ぎの仕事、「どうしても外せない先約」「家族に関する外せない用事」などがあれば、それらを理由にしても良いでしょう。

ただしすぐにバレるような嘘をついて欠席するのはやめましょう。その嘘がバレてしまえば、社内での信頼も崩れかねません。どうしても気がのらない時、行きたくない時は、同僚や気さくに相談できる先輩に本音を打ち明けて相談してみるのもありです。

断りメールを送るときのマナーと例文

メールで不参加を伝える際には、失礼にならないようにマナーを守って送るようにしましょう。「参加できません」、「お断りします」などと直接的な言葉は相手に冷たい印象を与えてしまうため、ビジネスの場ではあまり使わないほうが良いでしょう。

丁寧な言葉を使い、なるべく柔らかい印象になるように心がけてください。前置き、断る理由、断り、お詫びを順番に書くと、失礼になることなく不参加の旨を伝えられます。

●社内の宴会を都合が悪くて断るメール

まず、誘ってくれたことへの感謝を述べます。そして、参加できないこと、理由を簡潔に書きます。「丁寧にしなければ」と長々と書くと要点がつかめずに、相手に伝わりにくくなります。

そして、次の機会があれば参加したいという意思を伝えます。相手がなるべく不快に感じないように心がけて、最後にもう一度謝罪の文を書きましょう。

●スポーツ大会の不参加を伝えるメール

こちらも、最初に誘ってくれたことへのお礼を述べ、不参加の旨、その理由を伝えています。家族の用事などは断る理由として一般的なものですし、相手も理解してくれるでしょう。次回は参加したいという気持ちを伝えることも大切なポイントです。

体調が悪い、身内の不幸があったなどの理由で参加を断ることもありますが、相手に気を遣わせてしまうこともあるので、あまり多様しない方が良いでしょう。ただ、面倒くさいから、苦手な人がいるからと本当の理由を書いても角が立ってしまうので、波風が立たないように工夫して断るようにします。

まとめ

社内行事やイベントを断る時のマナーや例文を見てきました。社内行事は必ず参加しなければいけないというルールはありませんが、毎回断っていると、人間関係にも影響してしまいます。

無理をしない範囲で参加して、断る際には理由を伝え、印象が悪くならないようにしましょう。

会社では様々なイベントが行われます。その中でも大きなイベントと言えば、新入社員や異動などで新しく一緒に働く人を迎える歓迎会や、退職者や異動で現部署を離れる人を見送る送別会、それらを同時に行う歓送迎会などがあります。

もし歓送迎会などの幹事に選ばれたら何から準備すれば良いのでしょうか？

幹事になったらすべきこと、当日の流れや司会進行のポイント、挨拶などを紹介します。

幹事になったらすべきこと、場所選びから締めの挨拶まで

●日程を決める

幹事に選ばれたら、何から始めればいいのでしょうか。最初にしなければいけないことは、開催するイベントの日時を決めることです。当日までに準備しておくことはたくさんありますので、開催する日から逆算して、スケジュールを決めます。

参加者全員の都合がつくような日程を選び、月末月初や、締め切りなど仕事が忙しい日は避けましょう。メールや紙面などでイベント開催の告知をし、参加可能な日を設定します。

●会場を決める

開催日が決まれば、場所を決めます。アクセスしやすい場所が望ましく、会社の近くなら仕事が終わってからすぐに行けるので便利です。

利用したことのないお店は、どのような雰囲気か、どんなメニューがあるのかなどを調べなければならないため、手間も増えてしまいます。過去に会社で利用したことのあるお店を選んでも良いでしょう。初めて歓送迎会などの幹事を担当することになり、どのお店が良いか分らないという場合には、上司や先輩に聞いてみましょう。

会社の歓送迎会で何度も利用したことのあるお店なら、店側も勝手が分かっているので、双方にとってスムーズに進められます。

お店を決める場合は、万が一に備えて「キャンセル料の有無」、「キャンセル料がいつから発生するのか」「キャンセル料にいくらかかるのか」も聞いておくと安心です。

●出欠と会費の集金

日時とお店が決まったら、参加者の名簿を作り出欠を取ります。メールなどで全員にお知らせをして、漏れのないように注意しましょう。お知らせには下記の項目を記載し、会費は当日までに集金します。

●挨拶の依頼や贈呈品の準備

出席者が決定したら、乾杯の挨拶、歓迎・送別の辞を述べる人などにお願いをします。おおよその時間もあわせて伝えておきましょう。当日のスケジュールもおおまかに決めて、どのような流れになるか確認します。

贈呈するお花や記念品などは、幹事が予約しておき、当日は同僚や手の空いている人に取りに行ってもらうようお願いしておきます。集金や、お花や記念品を渡す人など担当者リストを作っておくと便利です。前日には、お願いした人にもう一度確認をしましょう。

●当日の動き

当日は、始まりの時間よりも1時間ほど早く会場に着くようにします。取り皿、グラス、お箸などが人数分揃っているか、座席位置など、お店の人と最終チェックをします。幹事の席は、お店の人にすぐ声をかけることができるように出入り口に近い場所にしましょう。

参加者が席につき、開始の時間になれば「本日は、お忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。幹事を務めさせていただきます、○○です。よろしくお願いします」など、始まりの挨拶をします。そして、参加者の中で1番役職が高い人の挨拶のあと、乾杯となります。

会の間は幹事として、お酌をしつつ声をかけたり、お酒が飲めない人への気配りをしたり、出席者の様子を確認します。会の終了時間に近づいてきたら、「ラストオーダーです」など会終了の声掛けをし、最後の注文をとります。

会の終わりには、締めの挨拶をお願いし、お開きの案内を幹事がします。宴会終了後は、支払いを済ませる、忘れものがないかチェックする、全員そろっているか確認するなど幹事の仕事はたくさんあります。

また、二次会の流れになった場合は、参加人数を確認して電話で空きを確認しましょう。可能であればその場で予約をします。二次会用にお店の候補をいくつかあげておくと、当日も慌てずにすみます。

歓迎会の流れ

新しく一緒に働く人を歓迎する歓迎会。一般的な流れは次のようになっています。

会社によって独自のルールがある場合や、順番が違うこともあるので事前に確認しておきましょう。

送別会の流れ

退職や異動などで現職場を離れる人を見送る送別会。主な流れは以下のようになっています。こちらも、会社によって多少の違いがありますので参考にしてタイムスケジュールを作成してください。

歓送迎会の流れ

歓迎会と、送迎会を一緒に行う歓送迎会。新メンバーの紹介を前半に、現職場を離れる人を送るセレモニーは後半に行います。

まとめ

歓送迎会の幹事になったら何をするべきか、当日の流れなどを紹介しました。幹事は、準備や当日の進行など、やるべきことがたくさんあります。スムーズに開催できるようシミュレーションをしておきましょう。

幹事一人で準備から当日の進行をするのは大変ですので、周囲の協力を得て、お願いできることはお願いするようにしましょう。忘年会などと違い主役がいる会ですので、参加する人の心に残るような会にしたいですね。