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社外からお客様がお見えになった時の対応の仕方

勤め先企業によっては、あるいは職種によっては、会社の外からお客様がお見えになった時に、対応する役割を任されることも出てくるでしょう。案内したりお茶を出したりする時には、それに必要なポイントやコツがあります。

仕事の内容や交渉などには直接関わることはありませんが、おもてなしがしっかりとできていないと、取引先との関係にも何らかの影響を及ぼしてしまうかもしれません。会社に恥をかかせないように、丁寧にもてなすことを意識しながら振る舞いましょう。

自然な笑顔を絶やさずスムーズに

おもてなしの基本は笑顔。
お客様を出迎える時、応接室などに案内する時、お茶を出す時など、常に笑顔でいることです。

お客様は、お茶を出したりする人の表情や所作もしっかりと見ています。見られていることを忘れずに対応しましょう。動きがぎこちなくならないよう、スムーズに動けるようにもしておいてください。

最初は緊張するかもしれませんが、お客様にとっては新人であるかどうか、慣れていないかどうかは関係ありません。お茶を出す、案内するなどの役割を担うことがわかった時点で、しっかりとシミュレーションをし、各動作がスムーズにできるようにしておくことです。大切なお客様を下座に座らせないよう席次をあらかじめ把握しておいたり、言葉遣いなどもあらかじめ学んでおいてください。

お茶の淹れ方などを学んでおこう

お茶の淹れ方は実際にやってみないとわからないとは思いますが、煎茶やコーヒー、紅茶の淹れ方に関して少しだけ触れておきます。

煎茶の場合、お湯が足りなくならないよう、ポットの中に十分な量を用意しておくこと。沸騰したお湯を、まずはそのまま人数分の湯のみなどに入れておきましょう。これは、湯のみなどを温める効果と、お湯の量を測ることに役立ちます。急須に茶葉を入れますが、薄くなったり濃くなりすぎないよう、1人につき大さじ1杯の茶葉を目安に入れましょう。湯のみなどに入ったお湯を急須に入れ、1分ほど待ちます。お湯が80度前後に落ち着いたら、それを湯のみなどに入れていきますが、湯のみによって濃さが変わらないよう、それぞれに少しずつ入れていくようにしてください。

コーヒーや紅茶は社内にあるコーヒーメーカーやティーバッグなどを使用し淹れていくと思いますが、こちらも濃さや温度に注意すること。なみなみ注ぐのではなく、カップの八分目程度まで入れましょう。

お客様にお茶を出す時の注意点

お茶の淹れ方が上手にできても、それをお客様に出す時に失敗しては意味がありません。人数分のお茶やお茶請けがあるかを確認し、お盆に乗せて持って行きます。
応接室に入る時には声をかけ、軽く頭を下げてから入りましょう。お盆はテーブルにそのまま載せず、できれば手に持ったまま、和室であれば畳に置き、そこから湯のみやカップを手に取り、お客様の前に置きます。湯のみやカップには向きがあることがあるので、特に柄が艶やかな方をお客様に向けるように置きましょう。

スプーンがある時には先が左側、柄の部分が右側になるように置きます。お茶を出す時には上座に座っているお客様から。
全てを出し終わったら頭を下げて退室します。

既に交渉や話し合いが始まっていれば、声かけは不要です。

帰るお客様を見送る時のポイント

お客様が帰るまで、おもてなしは続いています。その姿が見えなくなるまで見送るようにしましょう。自社ビルであればビルの外まで案内し、お客様の姿が見えなくなるまで対応しなければいけません。

自社ビルでなければ、他の企業に迷惑にならないよう、エレベーターまでお見送りするのが基本。お客様の乗り込んだエレベーターが1階に着くまで見届けましょう。

お葬式のマナーQ&A

お葬式イメージ

お葬式イメージ

冠婚葬祭のマナーを心得ておくのは、社会人としての一般常識です。お通夜や告別式など葬儀に関するマナーは古くからのしきたりがありますので、いざという時に恥をかかないようにしたいものです。今回はお葬式に関するマナーをQ&A形式でまとめました。参考にしてみてください。

お葬式場イメージ

Q:19時までのお通夜に、ギリギリなら顔を出すことができそう。終了の直前に行っても問題はないでしょうか?
お通夜終了の30分前までに到着するようにしましょう。

お通夜の終了時間が告知されている場合、終了30分前までには到着するのがマナーです。あまり遅れて行くと目立ちますし、遺族を待たせてしまうのも失礼にあたります。
大幅に遅れるのであれば、無理をして行くのではなく、後日香典を送る方法もあります。お通夜の翌日の告別式に参列できる見込みがあれば、お通夜は欠席して告別式に参列するなど、臨機応変に対応しましょう。

Q:通夜ぶるまいには出席すべき? 失礼するタイミングはどうしたらいいですか?
故人の供養になるものなので出席しましょう。

かつては一晩中お通夜をするのが習わしだったので、その名残で「通夜ぶるまい」の風習が残っていることがあります。通夜ぶるまいは、故人と親しい人のために用意された食事などを指し、お通夜の後にいただきます。

通夜ぶるまいは故人の供養の意味があるので、勧められた場合は出席するのがマナー。長居しづらい雰囲気であれば、食べ物を少しいただきながら15分程度過ごすだけでも良いでしょう。場の空気を読みながら、同じ立場の人と歩調を合わせるのが無難です。退席する場合は、周囲に黙礼をしつつ席を外せば問題ありません。

Q:会社関係で告別式で受付を担当します。「ご愁傷様です」と声をかけられた場合、どのように返答したらいいですか?
「ご愁傷様です」に対しては「恐れ入ります」と返答を。

「ご愁傷様です」とは「このたびは大変おいたわしい(ご愁傷な)ことでございます」という意味があります。
会社関係の葬儀で受付を担当する場合、自分の身内が亡くなったわけではありませんが、その家の代表と考えます。そのため「ご愁傷様」と声をかけられた場合は「恐れ入ります」と答えると良いでしょう。

Q:お通夜に出席した場合、告別式も出席すべき? その場合、香典は2回渡すのでしょうか?
故人と親しい場合はお通夜と告別式の両方に出席しましょう。香典はお通夜に1回で大丈夫です。

お通夜に参列したら、必ずしも告別式にも出席しなければならないという決まりはありません。近年はお通夜のみ出席する人が多いようですが、親族やお世話になった恩師、親しくお付き合いしていた人の場合は両方に出席を。

香典は、お通夜と告別式ともに両方渡す必要はありません。お通夜で香典を渡した場合は、告別式の受付で「(香典は)昨日、すでにすませております」と一言伝えて、記帳をします。

両方に出席するとなると、同じ服装で良いのか不安に感じるかもしれませんが、同じ喪服で問題ありません。お通夜は急ぎ出席することもあるので、女性の場合はお通夜は肌色のストッキングにし、あえて不備なところをつくっておいても良いですね。告別式はきちんと黒色のストッキングで出席すると、同じ服装でも少し差をつけることができます。

Q:葬儀に出席にできない数人の友人から香典を預かった場合、どう記帳したらいいですか?
人数分、全員の名前を記帳します。自身の名前の上には「代」という文字を添えて。

受付で記帳する時は、友人たちの名前をすべて書いて、その横に代理を意味する略字「代」の文字と自分の名前を書きます。参列者が多いことは故人のはなむけになるので、人数が多くても全員分書きましょう。

会葬御礼は参加できなかった友人たちの分も受取り、後日渡しましょう。友人たちには、会葬礼状とお礼の品物を渡すことで、預かった香典を受付の人に渡して、記帳したことがわかります。

記帳イメージ

Q:親友の親が亡くなってしまいました。こちらからお手伝いを申し出るべきでしょうか。
親友なら早急に申し出を。

訃報を受けた段階で、すぐに申し出をしましょう。友人は悲しい気持ちと葬儀の準備などもあり、忙しくしているでしょう。友人からは頼みにくいことなので、こちらからお手伝いしたいと申し出ることで、親愛の情を表わすことができます。

Q:香典袋に名前を書く薄墨の筆ペンが無い場合、普通の筆ペンで書くのはNGですか?
薄墨がふさわしいですが、緊急の場合であれば筆ペンで代用しても。

薄墨のペンは、通夜や告別式などの葬儀で渡す香典袋に記名する場合に使用します。「悲しみのあまり、墨をすることもできないほどです」といった深い悲しみの気持ちを表わすものです。
しかし、文具店に行くと香典袋に濃い黒色で文字が書かれたものもあります。薄墨のペンがどうしても用意できなかった場合は、普通の筆ペンで書いても良いでしょう。

Q:キリスト教のお葬式で花が置かれていて、戸惑ってしまいました。
キリスト教の献花は、故人が持てるように捧げます。

キリスト教の葬儀は、仏式での葬儀とは手順や作法が異なるので、初めて参列する人にはわからないことも多いようです。
キリスト教の葬儀では、献花が行われるのが一般的。献花では、自分側に花を向け、茎のを祭壇のほうに向けて、故人が持てるようにして捧げます。あとは手を合わせるかおじぎをしてから、祭壇から離れます。

クリスチャンは、十字を切るしぐさをしますが、一般の人はそこまでする必要はありません。献花をすることで、故人が安らかに眠るようにとの祈りをこめてお辞儀をすれば伝わるので大丈夫です。

Q:告別式ではなく「お別れの会」に出席します。供花、香典は不要とのことですが、本当に手ぶらで良いのでしょうか。
念のため香典を用意しておくと安心です。

近年は、告別式をしない代わりにお別れの会を催して故人との別れの時間を過ごすなど、形式にとらわれない葬儀が行われるようになりました。

今回のように主催者が「供花や香典を遠慮します」と言っていても、香典を渡す人はいるでしょう。受付の人に渡してご香典を受け取ってもらえなかった場合は、そのまま持ち帰れば良いのです。備えあれば憂いなしという気持ちで、用意しておきましょう。

お香典イメージ

この記事を監修してくれた会社 西宮・豊中・箕面の家族葬 想愛セレモニー