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祝儀と祝電の送り方のマナー

ご祝儀と一言で言ってもいろいろな場面があります。出産、七五三、お年玉、成人祝、就職祝、結婚祝、新築祝、引越祝、還暦祝、快気祝、餞別などは全て祝儀と呼ばれています。つまり日常のいろいろな場面で祝儀や祝電を送る機会があるということになるでしょう。

祝儀を送るそもそもの意味とは?

ご祝儀とは慶事に対して祝福の気持ちを形にしたもので、お祝いをプレゼントするというよりも互助の精神を表すためのものです。

互助とはなんでしょうか?互助とは互いに助け合う精神を意味する言葉で、祝儀とはいわば自分にも良い事があった場合には助けてくださいという意味を込めて金品を贈ると行為の事です。

一般に祝儀は決して安い金額ではありませんが、互助の精神であるというのであれば少し金銭的に厳しかったとしても、頑張ってお祝いを準備することができるかもしれません。例えば結婚祝いを贈る時には、友人知人の式である場合30,000円、兄弟姉妹の結婚式の場合には50,000円くらいが相場になっていますので、決して安い金額ではありません。

このように50,000円や30,000円が好まれる理由は「割り切れない」ということで結婚後も分かれないという意味があると言われています。そのため20,000円などは「割り切れて」しまう数字なので一般的には結婚式のご祝儀にはあまり使われず、逆に出産祝の際にはさらに生まれるという希望を込めて偶数の金額がご祝儀として選ばれることが多くあります。こうしたご祝儀の数字もマナーの1つになります。

ご祝儀を正式に贈る時には袱紗をきちんと使うようにする

袱紗という言葉を聞いた事がないという方は少ないかもしれませんが、ご祝儀を包む時に使用する薄い布というと分かるでしょう。この袱紗の意味はお祝いを守るために大切にくるんでいるという意味になるので、ご祝儀の時には必ず使うようにしましょう。

一般的に袱紗には暖色と寒色の2種類の色があります。寒色は葬儀関係の際に使う色であるため、ご祝儀の場合には暖色の袱紗を使用しなければいけません。そして袱紗を使用して包む時には包み方にもマナーがあり、ひし形状にして袱紗を置き、祝儀袋をやや左に置いてから左・上・下・右という順番に折っていきます。この折る時の順番には意味があるため、間違わないようにしましょう。

祝儀袋の正式な書き方

祝儀袋に現金を包めば良いという事ではなく、祝儀袋に必要な文字を記入しなければなりませんが、基本的に使われるのは筆もしくは筆ペンで、ボールペンは使用されません。「寿」という文字は既に祝儀袋に印刷されているものなので、残りは表面の自分の名前に記入し、さらに中袋に包んでいる現金の金額を記入します。

この際に正式なものとして旧数字が使われますので注意しなければなりません。例えば「金参萬円」「金伍萬円」というようになりますので注意しましょう。

現金を包めば良いのだから、わざわざ金額を記入する必要はないのではないかと感じる方も少なくないようですが、新郎新婦がお祝いを整理する時にこうした情報を必要とするので記入しておくようにしましょう。

結婚披露宴に出席できない場合には電報を送ることがマナー

結婚披露宴に招待されているという事は、基本的に大切な人として人選されていることになります。そのため何らかの理由で出席できない場合には、お祝いを電報で送る必要があります。

いつまでに電報を送る方が良いのでしょうか?電報は非常に便利なサービスであるため披露宴が午後の場合は当日の午前中まで電報を依頼することはできます。

しかし一番望ましいのは披露宴の前日までに披露宴会場に届いているように手配することです。結婚式での電報の場合は宛名を2人宛にするのが一般的なマナーですが、一方に対してまったく面識がない場合は片方の名前だけでも問題はありません。

ビシネスメールを送る時の最低限のマナー

ネットを利用したメールはビジネス上欠かすことのできないものになり、手軽に用件を送信することができます。また手書きではないため字の綺麗さも関係ないため便利なコミュニケーションツールです。しかし便利なツールだからこそ、そこにはビジネスマナーが必要になります。

メールを送る時の件名は分かり易いが基本

普段メールを使う時にはそれほど考えることはないかもしれませんが、ビジネスメールにおいて件名は非常に重要です。

メールを受信した人はまず件名からメールの内容を判断することになります。まず件名に含めなければいけない事は「社名と送信者の名前」です。ビジネスメールの件名にこの情報が入っていないと、処理の順番が遅くなってしまったり、受信者がメールを整理する際に煩わせてしまう可能性があります。

加えてメールの件名は「分かり易いもの」である必要があります。例えば「昨日の件でメールしました」と書かれていた場合はどうでしょうか?メールを送った本人としてはどの件について書いているのかということは明確ですが、受取る側からすると昨日の件は複数ある可能性があるため、この件名では分かりづらいということになります。

他には「確認をお願いします」という件名ではどうでしょうか?確認しなければいけない事はわかりますが、どれほど重要性のあるものなのか、何を確認しなければいけないのかがメールを開かなければわかりません。ですからこのような件名はビジネスシーンでは避けるべきでしょう。

良い件名の例としては「昨日の見積もりの件についてご確認をお願い致します」という内容であれば、確認する内容について件名だけで理解することができます。

さらに相手にメールの重要度を分かってもらうため、返信が緊急に必要な場合は【】の記号で括って緊急、至急、重要といった単語を件名に記すようにします。件名を書く時は相手がひと目で見て内容を把握できるようにするのがマナーです。

省略をせず正式な宛名を記入する

間違っているビジネスメールの実例として、宛名を「会社名、個人名」にしてしまうという事です。もちろん、既に何度もやり取りをしている相手であれば、宛名を詳しく書く必要はありません。

しかし最初にメールを送る時には、「会社名、部署名、肩書、名前」を記載するのがビジネスマナーです。全ての内容を書いてしまうと長くなってしまうと感じるかもしれませんが、この部分は妥協して良いところではありませんので必ず正式な内容で宛名を書くようにしましょう。但し宛名を正式に全て記載するのは最初の1回だけで、次回からは「部署名、名前、肩書」のみの省略した内容でも良いでしょう。

やはり宛名に関しても最初にメールを受け取った受信者が判断し易いようにするという相手の立場に立った視点が必要となります。

挨拶文は簡潔・丁寧に

ビジネスメールでは挨拶文を入れることもマナーの1つです。しかしあくまで挨拶であり、本題ではないためあまり長々とした内容はふさわしくありません。メールの場合には「突然のメールで失礼いたします」「いつも大変お世話になっております」などの一文を最初に添えるなら失礼のない簡潔な挨拶となります。

手紙やハガキのようなながながとしている時候の挨拶のようなものはメールでは必要ないでしょう。ちょうど電話で会話する時の挨拶をイメージすると分かり易いでしょう。

文章の書き方に表れるビジネスマナー

文章を書く時には相手の気持ちにならなければいけません。本当に「読みやすい」内容になっているのかどうかを必ず確認するようにしましょう。一番やってはいけない文章は、改行や区点もない文字の羅列です。

書いている本人は自分の言いたい内容なので、多少文章が複雑でも内容がわからないということはないかもしれません。しかし他人が見た場合「文章が長い」「区点がない」「空行がない」といったメールは非常に理解しづらい内容になってしまいます。

大体の目安ですが1つの文章の長さは30文字~40文字以内に収め、3つの文を1つの塊として考えてその後空行を入れていくようにしましょう。たったこれだけで激的に文章の分かりやすさが変わっていきます。こうした塊はメールの中で最高5つまでにして、それ以上の内容になる場合はPDFの形で添付ファイルとして送信する方が理想的です。

メールの結びはへりくだった言い方

挨拶の言葉と同じように、結びの言葉も簡潔でありながら丁寧な表現を使う必要があります。例えば「今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます」「ご不明点がございましたら、お問い合わせください」「大変恐縮ですが、ご検討をお願い申し上げます」という結びを使うことができます。とはいえ結びの言葉はメール本文と関係してきますので、状況に合わせて変更することができます。

最後まで相手がメールに対してどのようなイメージを持つのかという視点で確認するようにしましょう。

ビジネスメールは結びの挨拶で終わるわけではなく、最後に署名を入れるのがマナーです。署名は「会社名」「担当部署」「会社の住所と郵便番号」「電話番号とFAX番号」「メールアドレス」「携帯番号」が必要です。特に営業職など社内を不在にする可能性の高い方は、携帯番号を署名に含めるのを忘れないようにしましょう。