メールを送ったり受け取ったりする時のマナーと注意点

メールは、すぐに送信でき内容も確認しやすいため非常に便利ではありますが、それだけにミスや行き違いも起こりやすいもの。仕事でそうしたことが起これば、会社の利益にも影響してくるため注意しなければいけません。本当にちょっとしたことだけれども気を使っておきたいこと、これを幾つか紹介しましょう。

メールの送受信時には以下のことに気をつけておいてください。

ビジネスで「Gmail」の使用はあり？なし？

プライベートではGoogleのメールサービスである「Gmail」を使用する人も多いかもしれません。確かに便利ですし機能性も充実しており、これがあれば十分連絡を取り合うことができます。

しかし、会社で社員用のメールアドレスが作成されているのであれば、仕事上のやりとりはそれを使用すること。何らかの理由でそれが使えない時にはGmailの使用も仕方がありませんが、その理由と謝罪を必ず本文に書き込むようにしてください。

何も言わずにGmailを使用するのはNG。
ビジネス上のやりとりとしてはふさわしくありません。

また、ついついGmailで仕事のメールを送ってしまった場合、これも気がついたらすぐに謝罪メールを送ること。絶対に放置せず、また、今後はそのようなことがないように管理しておきましょう。

スマホで仕事のメールをチェックする時に気をつけたいこと

出先で仕事のメールが送られてきた時に、それをスマートフォンでチェックする場面も出てくると思います。

パソコンに届いたメールを、スマホに転送したりチェックできるような設定になっていれば、簡単に確認することが可能です。

ただし、スマホとパソコンでは、画面への表示のされ方が変わってくることがあります。
特に、添付ファイルなどを開封する時には注意しなければいけません。

パソコンで確認するまでは、内容を把握したつもりにならないこと。

本来パソコンで見るべきメールをスマホで確認した場合には、まずは「確かに受け取った」という旨を相手に返信し、それに付け加える形で、「出先だから後で改めて内容を確認する」といった内容の文言も記載しておきましょう。

メールにファイルを添付したら知らせましょう

メールにファイルが添付されてくることもあれば、こちらが添付することもあると思います。

添付ファイルがあることを相手がわかっていればいいのですが、何の予告やお知らせもなく送ると、それに気づかれない恐れも出てきてしまうでしょう。

添付したファイルを相手に確実に見てもらうために、必ず「ファイルを添付したこと」を本文に書き記すなどし、相手に知らせるようにしてください。

件名に「添付ファイルあり」と書き添えるのもいいですが、その場合でも本文には一言書き添えておきましょう。

また、本来添付するはずのファイルを添付し忘れた、などのミスがないようにも気をつけること。本文とともに必要なファイルが添付されているかどうかも確認し、送信後にも改めてチェックすることを忘れないでください。

携帯電話の普及により、ビジネスに携わる人の大半がこれを持っている現代社会。とても便利なツールではありますが、だからといってルールやマナーを守らずに使ってはいけません。

携帯電話をビジネスで使用する時には何を意識するべきなのか、それを押さえておきながら、このツールの利便性を最大限活かすようにしましょう。

では、その押さえておくべきルールやマナー、注意点などを一つずつ見ていきます。

まずは携帯電話ではなく会社の電話へ

他社の人に対しては、基本的には自分の会社の電話から相手の会社の電話へとかけるのが基本。相手の会社の電話へかけ、そこでしっかりと会社名と名前を名乗り、電話をかけるべき相手に取り次いでもらいましょう。

出先から上司などに連絡を取る時は、自身は携帯電話でも構いませんが、電話をかける先は上司の携帯電話ではなく会社の電話の方が無難。

さまざまな状況によって臨機応変に対応する必要はあるものの、基本は携帯電話よりも会社に備え付けられている固定電話を使用する、あるいは固定電話にかけるように心がけましょう。

携帯電話を使用してもいい相手とは

ビジネスにおいて携帯電話を使用する時には、相手を必ず選ぶこと。
初めて仕事をする相手であれば、上で説明したように、基本は会社の電話を使用し相手の会社の電話にかけます。

ただ、相手が「会社にいないことが多いので、連絡は携帯電話に」と言ってきた場合には、それに従ってください。敢えてそう言ってきているわけですから、これは「携帯電話に電話をしろ」という意思表示。その意図を汲まなければいけません。

また、相手の会社の電話にかけたけれども外出中などでいなかった場合で、且つ、急いで伝えなければならないことがある時には、相手の携帯電話にかけても問題はないでしょう。もちろん、事前に本人から携帯電話の連絡先を聞いている場合に限ります。自分が外におり、今連絡を入れなければならない状態なのであれば、これも携帯電話の使用は止むを得ません。

携帯電話の使用は内容と場所を考慮してから

携帯電話を使うのであれば必ず話す内容を整理し、また、それが緊急を要する時のみ使用すること。内容が整理されていなければ無駄に長電話になってしまいますし、急ぎでなければわざわざ携帯電話を使用する必要がありません。

また、場所も必ず考慮してください。

周囲が騒がしい場所では使わないこと。
当然、電波状況が悪い場所でも携帯電話の使用は厳禁です。

こちらの言ったことが相手に伝わらないような状況にないか、この点を一番に考えて、問題がない時のみ携帯電話を使用するようにしてください。

充電の状況も確認しておきましょう。
電話の最中で充電が切れてしまったら相手にも失礼です。

騒音や雑音、電波状況、そして充電の状況、これらのリスクがあるため、携帯電話では重要な情報のやり取りはしないように徹底しましょう。

何よりも相手のことを一番に考えること

自分にとって便利で手間もかからないからということではなく、相手のことを一番に考える、この意識を持つことが重要です。

携帯電話は確かに便利かもしれません。
しかし、相手にとっても都合がよく利便性が高いとは限りません。

ビジネスの世界では「そのような状況で携帯電話を使用するなんて非常識だ」と思われてしまうシチュエーションが多々あるのです。

また、相手が移動中であったり会議中である可能性もあるため、むやみやたらに相手の携帯電話に連絡を入れるのは、やはり避けておいた方が無難。

自分の携帯電話を使うべき状況と相手の携帯電話にかけるべき状況、どちらもよく考えてから使用しましょう。

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