社外の人から電話がかかってきてそれを受けたけれども、その相手が求める担当者が不在であった場合には、そのやりとりも含めてメモに残しておかなければいけません。電話は受けて終わりではなく、その後の対応も重要です。担当者へ何を伝えるべきなのか、どう伝えるべきなのかを把握しておきましょう。伝言やメモの残し方を学び、電話をかけてきた相手に失礼がないような対応を取るようにしてください。
いつ・誰から・誰に対しての電話なのか
担当者が不在だった時には、必ず電話を受けた者が、その内容を書き記しておかなければいけません。
いつ電話がかかってきたのか、誰からの電話だったのか、誰に対しての電話だったのか、この3つの要素をまずは書き留めておきましょう。
電話を受けた段階で手元にメモ用紙などがあると便利。
その場で記憶して後でメモに残そうとしても、その記憶が正確に残っているとも限りません。
走り書きでいいのでメモに残し、後でそれを丁寧に書き直して担当者に渡すようにしてください。
相手の用件や電話の内容を明確に詳細に
担当者がいないことを伝えた時、相手がそれ以上何も言ってこなければ、その旨を伝えればいいだけなので、特に用件や内容をメモに残す必要はないでしょう。もちろん、「特に伝言はなかった」ということも含めて担当者に伝える必要はあります。
しかし、相手が担当者に用件を伝えて欲しいと言ってきた場合には、それを正確に聞き取りメモに残しておかなければいけません。
相手の話を聞きながら整理していき、食い違いがないようにまとめ、メモに残し担当者へ伝えましょう。
担当者に折り返しの電話を求めているのか、それは不要なのか、ただ伝言を伝えて欲しいだけなのかなど、相手の意向に沿う形でメモに残しておいてください。
また、その電話に対して自分がどのような対応をしたのかも担当者に伝えるようにしましょう。
「折り返すと伝えておきました」といったことを担当者に伝えなければ、相手がいつまでも折り返しの電話を待ち続けることになりかねません。
そうしたことがないよう、詳細にメモへ残したり伝言するようにしてください。
誰もが見やすい文字と構成で残すこと
当たり前のことですが、誰が見てもスラスラと読めるようなメモを残しておかなければいけません。
走り書きのまま他者に渡さないこと。
電話対応の専用メモ帳のフォーマットを作っておくといいかもしれません。
何月何日の何時何分頃に、誰から電話がかかってきて、誰が対応して、誰に宛てた電話だったのか。
その時にどのような対応をしたのか。
具体的な内容とともに、これらを書き込むスペースを設けた専用のメモ帳を用意し電話の横などに置いておけば、書き忘れや必要なことを聞き逃してしまうこともなくなるでしょう。
メモと一緒に言葉でも伝えること
電話対応した時のメモは、できれば直接担当者に渡しましょう。
担当者が不在なわけですからすぐに手渡すことはできないと思いますが、直接渡した方が、担当者のメモの見落としもなくなるはずです。
自分が会社を離れなければならない時には、担当者が帰ってきた時にすぐに目につく場所にメモを置いておくこと。飛ばないように重しを乗せてデスクの真ん中に置く、パソコンのモニターに貼っておくなどするといいでしょう。
メモを直接渡す時には、メモの内容も口頭で伝えてください。メモを置いておいた場合には、後でその担当者に、メモを残しておいたことと電話の内容を伝え、それらを承知しているかを確認してください。相手が例えば、「ちょっと怒っていました」や「急いでいる様子でした」など、どのような様子だったかも併せて伝えると、担当者も対応しやすくなるでしょう。
