メールというツールがビジネスシーンで当たり前のように使われてきている中で、それに伴い守っておくべきマナーや注意点も増えてきています。それを知らないままにメールを送ってしまうと、「礼儀をわきまえていない」と思われかねません。悪い印象を与えてからではもう遅い。そうなる前に、メールの送信や返信に関する注意点を知っておきましょう。
①語尾に繋がる文章に工夫をしてみよう
メールの文章を作成する時に気をつけたいのが語尾です。
特に、相手に依頼やお願いをする時には、語尾により丁寧さを持たせる必要があります。とは言っても、「お願いいたします」や「お願い申し上げます」などが主流であり、バリエーションもそこまで豊富ではありません。
もう少しいい言い回しはないかと考えた時には、その語尾に繋がる文章にも目を向けてみましょう。
「ご検討くださいますよう」であるとか、「ご配慮いただきますよう」などとすることで、文章にもバリエーションが生まれ、単調なイメージを払拭できます。相手に対しても失礼な印象を与えませんし、内容によって適切な文章を作成することができるようにもなるでしょう。
②覚えてきたい「CC」と「BCC」の使い分け
メールを複数の人に送る時に使用する「CC」と「BCC」。これらの使い方を知っていれば便利なだけではなく、無用なトラブルを回避することにも繋がります。
「CC」は、これに設定した人すべてに同じ内容が送信され、且つ、その送られた人たち全てに各人のアドレスが伝わります。
「BCC」は、これも設定した人すべてに同じ内容が送信されるのですが、その送られた人たちには各人のアドレスが伝わりません。つまり、自分以外の誰に送られたものなのかはわからないのです。同じ内容のメールが誰に送られているのかわかってしまうことで、誤解などを生むことも考えられるでしょう。それを避けるためには「BCC」を使用するなど、使い分けを意識する必要が出てきます。
宛先には十分に注意して送るようにしましょう。
③メールの件名は第一印象と同じ
メールを作成する時に同時に行うのが、件名の作成です。この部分にはこだわるようにしましょう。メールの件名は第一印象と同じで、それによって重要な内容であるかどうかが判断される場合も少なくありません。まず、用件がわかるようにしておくこと。何に関するメールなのか、それは重要なのかどうか、こうしたことが一目でわかるような件名にしておいてください。
必要であれば、【至急】など目立つような工夫もしておきたいですし、用件と一緒に担当者の氏名なども添えておくと、受け取った相手も何の件なのかをスピーディーに、かつ容易に把握できます。
④「Re:」や「>」に関する注意点
届いたメールに返信をする時、設定によっては件名に「Re:」がつきます。基本的にはこれは外さずに、そのまま送信してください。返信された相手も、「返事が来た」ということがわかりやすくなる効果があります。何度もメールのやり取りをしていると、これも設定によるのですが、「Re:」が連続していくつも付いてしまうことがあります。その場合には最初の1つだけを残し、あとは消しておきましょう。
相手のメールの本文を引用すると、「>」が付くことがあります。これが付いていることで、やはり相手が「この部分は引用だ」ということが分かりやすくなるため、消さない方がいいでしょう。
