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社内文書は簡潔にする事がビジネスマナー

社内文書とは社内のみで回される連絡事項や報告事項、届け出事項、問い合わせ事項、記録などの事です。社内文書という言葉通り、この文書は社外に出回る可能性がほとんどない文書であるため、他の正式な文書とは若干異なるものです。

社内文書で最も重視されるのは効率である

社外の方の目に触れる可能性がある文書や、取引先への文書の場合には時候や儀式的なあいさつなどは記載しなければなりません。

しかし社内文書に関しては社外の方が読む可能性はないためあいさつのような文言を入れる必要はなく、またある程度の丁寧語があれば尊敬語や謙譲語もほとんど必要ないでしょう。

あいさつが必要ないということは結語についても社外文書のような文言を入れる必要はありません。社内文書で最優先されるのは文書の形態ではなく、各社員の文書を読む時間をできるだけ少なくするために簡潔であるということです。

正確な情報をどれだけ効率的に説明しているのかという観点で社内文書は作成されています。基本的にこうした社内文書はフォーマットが会社によって準備されているので、自分で一から作る必要はありません。慣例に従い手際よく作成しましょう。

評価される社内文書の特徴

社内文書を発行するのには目的があるので、文書の一番分かりやすいところに文書の目的をはっきりと記載していなければなりません。

例えば社員旅行の知らせの場合には「社員旅行のご案内」と件名を記入しておけば、誰が見ても文書の目的がわかります。そして文書の空きスペースがあるからといって、他の用件を社内文書の中に入れることがないようにしましょう。

社内文書の目的は1つだけです。もし複数の点を伝える予定である場合は2通の社内文書を発行する必要があります。

社内文書は基本的に「です」「ます」という口調での記載となります。つまり断言している内容がふさわしいので、「～のはずです」「～だと思われます」という書き方は情報として不正確なものになるので社内文書の内容としては不適当ということになります。

また先程の社員旅行などの文書の場合「集合場所」「集合時間」「行き先」「時間」「締切日」といった内容を箇条書きで記載することが望ましいとされています。これも簡潔で理解し易いという目的と合致しています。

社内文書を発行する前に確認すべき内容

社内文書の内容が間違っていると、全ての社員に対して間違った情報を伝えることになるため文書の正確性には十分注意しなければなりません。

そして社内文書には文書番号が付けられているのが一般的です。こうした文書番号や発信年月日、宛名部分に誤りはないのかという事を確認し、誤字脱字に関しても細心の注意を払う必要があります。

社内文書の目的は簡潔さであり誤字脱字は読むための時間を奪ってしまうため、発行前の確認の段階で修正できるようにしなければなりません。

他社を訪問する時のビジネスマナー

打ち合わせ、商談、営業などいろいろな理由で他社を訪問する機会があります。その際にアポイントメントなしで突然訪問してはいけません。

突然の訪問は大きく分けて2つの問題があります。まず突然の訪問は訪問先にとって失礼以外のなにものでもありません。状況によっては、そのような訪問をする失礼な会社として、訪問先に記憶されてしまう可能性もあり、取引自体に影響が出てしまうことすらあります。さらに自社にとってもメリットのあることではありません。

突然の訪問では担当者の方と確実に会えるわけではありませんので、訪問自体が無駄になってしまう可能性があり、訪問に関係する時間や経費も全て無駄になってしまいます。相手にとっても自社にとってもメリットが1つもない行動、これがアポなしのお客さま訪問です。常識のない会社であるという事を、自分で示してしまっているという認識を持たなければなりません。

アポは基本的に、面会希望日の1週間前までに取るのがビジネス上のルールとされています。期限がギリギリになってしまうと、その分だけお客さまに事情を調整していただかなければいけなくなり迷惑になってしまいます。

では、どのようにアポを取れるのでしょうか？この面でもビジネスマナーを守らなければなりません。

失礼のないアポ取りの手順

お客さまに会う1週間前にはアポを取っておく事が一般的なビジネスマナーです。ですから事前にアポを取るための準備をしておかなければなりません。アポを取る時に確認しなければいけない点をリストにしておき、聞かなければならない点をまとめておかなければなりません。

「担当者名」「直通電話番号」「面会日時」「面会場所」「先方の受付場所」は最低でもアポ取りの際に確認しておきましょう。その他のこちらの事情、例えば「訪問者名」「訪問人数」「訪問目的」「訪問希望日（複数）」などもアポを取る時に先方に伝えますので、あらかじめメモ帳に書いておきます。

この中で忘れがちなのが、希望日を複数決めておく事、訪問者の前後の予定を把握しておく事です。これを忘れると希望日の面会が難しい場合、日時を変更するやりとりが難しくなり、先方に迷惑をかけることになります。万全の準備をしてから、電話にてアポ取りを行います。

準備したアポの確認リストとメモ帳、筆記用具を準備しておき、相手を待たせないようにします。自己紹介のあと「○○の件で○○様にお会いしたいのですが」と電話担当の方に用件と担当者をはっきりと伝えます。

担当者と代わってもらった後に、アポの確認リストを元に全ての事を決めていきますが、面会の日時は必ず複数提起して先方に選んでもらうようにしましょう。

最後はアポ確認リストに従って「日時」「場所」「訪問者名」「訪問人数」を確認してアポ取りは終了です。

どうしてもアポの日程の折り合いがつかない場合の対処法

通常のアポ取りであれば面会希望日を複数選んでいるので、その中から面会日が決まるものです。しかし時には先方の予定とどうしても合わないという状況も生じます。その場合はこちらから代替案を出すのではなく、相手に希望日を決めていただくのがビジネス上のマナーです。

希望日を聞いたのであれば、こちらがその日時に合わせることができるのかを検討することになります。とは言え同行者がいる場合は即答するのは難しいものです。その際は正直に「こちらでもう一度確認致しまして、折り返しご連絡いたします」と伝え、早急に同行者に予定を変更できるか確認するようにします。

これはどれほど相手を尊重しているのかを示す良い機会になるので、早急に予定を調整し相手の予定に合わせるようにしましょう。仮に一度決まった訪問日を変更しなければならない場合は、ビジネス上非礼になりますので先方に心から謝罪し簡潔明瞭に理由を説明し、先方の予定に合わせて訪問日を変更します。