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仕事は人との繋がりで行っていくもの－チームワーク

社会というものは1人で成り立っているわけでも、一部の人たちだけで成り立っているわけではありません。存在している全ての人によって社会は成り立っています。これは仕事や会社も同じ事です。

仕事は単独で行なうものではない

会社や社会というものをあまり理解していないと、仕事は自分1人でもできると勘違いしてしまうかもしれません。こうした傾向は特に若い時に出てくるものです。しかし仕事はたった1人でできるものではなく、多くの人が関係して成し遂げていくものです。そのためには一部の人だけが気持ちよく仕事をしているという状態では不十分といえます。仕事に携わる全ての人が気持ちよく効率よく仕事ができなければいけません。いわば会社や仕事の潤滑油と言えるのがビジネスマナーです。逆に言うならこの礼儀作法というマナーがないなら仕事がうまく進んでいってはくれなくなってしまいます。

会社や仕事が成り立っていくためにはビジネスマナーが不可欠

会社に所属している人の育って来た環境や地域はさまざまですので、狭い日本とはいえ常識や習慣というものが異なっています。またそれぞれには個性や性格があるため時に不和が生じることもあります。

こうした不和や衝突を少しでも回避したり軽減したりするためのツールがビジネスマナーです。このマナーが無くなる、もしくは守られなくなると混乱が生じたり、一部の人だけが気持ちよく仕事を行なうようになり、多くの人の仕事へのモチベーションが大きく下がることになります。

業種によって多少のマナーは異なるものの、概ねビジネス界のマナーは共通しており、このビジネスマナーを守ることで異業種であっても協力しながらビジネスを行なうことができるわけです。ですから全ての人がビジネスマナーを守ることが必要です。

仕事を行う上での7つのルール

新入社員として今後会社のためにどれくらい成長していくことができるのかどうかは仕事に関する原則と関係しています。新しく仕事をスタートさせた方はこの7個の原則をどれくらい実行できているのかをチェックしてみましょう。

  1. ①ビジネスマンとして納期と時間をしっかりと守ることが必要。
  2. ②仕事はワンマンプレーで行なうものではなく、仲間と協力チームワークの元に行なうものである。
  3. ③ビジネスは全ての人が対等の関係で、お客さま・従業員・下請けなどすべての方が対等の関係である。
  4. ④完璧主義者になるのではなく、ある程度のところで妥協する余裕も必要。
  5. ⑤仕事の能率は整理整頓から始まる。
  6. ⑥こんな簡単な仕事は自分でなくてもできるという仕事に対して甘い見方を持たないようにする。
  7. ⑦ちょっとした仕草や表情で相手からの好感を得られるようにすることで、組織として円滑に仕事が回るようになる。

こうした仕事上の原則は本当にちょっとした事であり、すぐに実行に移せる簡単なものです。しかしながらすぐに忘れてしまうという原則です。仕事はだれか1人によって成り立っているわけではなく、チームワークの元に機能している事を忘れないようにしましょう。

封筒は受け取った瞬間の第一印象が重要

ビジネスでは文書の形で用件を伝えることがあります。
例えば請求書、納品書、招待状、お礼状などの文書は、紙媒体で送付する事が一般的です。

こうした紙文書の場合は通常封筒に入れて送付する事になりますが、文書にばかり集中していると封筒のマナーがおろそかになってしまう場合もあります。

最初に目に入るのは封筒－正しい封筒を選ぶ

紙媒体の文書の場合は内容だけでなく、文書を入れる封筒にも注意しなければなりません。文書にビジネスマナーがあるのと同じように、封筒にもビジネスマナーが存在しています。さらに文書の内容が良かったとしても、封筒が正しく作成されていないなら第一印象は非常に悪くなるので、封筒の使い方はとても重要です。

封筒は基本的に中に入れる文書の種類によって選ぶようになります。

例えば、「洋封筒」は創業記念パーティーの招待状などの際に使われる事が多く、通常はハガキサイズの紙を入れるために使用されます。

「和封筒」は比較的あらたまった内容の文書を送る際に使用します。

しかし和封筒の特徴として中が2重になっているため、弔事に関係する文書を送る時には「不幸が重なる」という意味になってしまうので避けなければなりません。

「社名入りの封筒」は、以前多用されていた茶封筒に変わる封筒であり、領収書、納品書、請求書などの一般的な文書を送る時に使用することができます。

宛名の書き方

宛名など封筒に記載しなければならない情報は、基本的に手書きである方が礼儀正しいとされています。封筒の中には宛名部分が透明のビニールになっており、中身が見えるタイプの物もあります。そのような場合であれば、印刷した宛名を使用しても問題ありません。

郵便番号は正しい数字をきちんと読みやすい字で記入するようにしましょう。

封筒に記載する情報の中で一番文字が大きいのは宛名なので、住所を記載する時には宛名よりも大きくならないように注意しましょう。
書き始める場所は郵便番号よりも少し内側です。

宛名は封筒の中心に書き、その横に会社名、部署、役職を少し小さめに記入します。

封筒が会社宛であれば中心にくるのは会社の名前と部署になり、受取人が特定されていない場合に使用する「御中」という文字を宛名の下に書きます。

受取人が指定されている場合は宛名の下は「様」「先生」と記入しますので、この違いを間違わないようにしましょう。

そしてビジネス文書の場合、封筒表面の左下には「外脇付」が必要になります。

これは封筒の中身が何かを知らせるもので「親展」「至急」「△在中」というものがあります。
親展とは宛名以外の人が開封してはいけないことを意味し、在中は中身を封筒だけで判断するための助けになります。

「外脇付」は基本的に朱色を使用しますが、会社には通常すべての「外脇付」が揃っていますので、それを使用しましょう。

差出人に関する内容は封筒の裏面に記入しますが、投函日は封筒の左上、差出人の住所は封筒の右側、差出人の会社名、部署、名前は封筒の左下に記入するようになります。

それぞれの場所は決まっていますので、混乱しないように注意してください。

最後に封筒を閉める事になりますが、あらたまった文書の場合封筒を閉じたら「封」「緘」と記入し、一般的な文書の場合は「〆」と記入します。

祝い事に関係する文書の場合は「寿」「賀」を記入し、きちんと封をします。

封筒に入れる文書の正しいたたみ方

封筒に入れる文書にも正しい折り方がありますので、ビジネスマナーを守るためにも折り方を理解していなければなりません。広告やDMなどの文書の場合はタイトルを最初に見てもらうため、下の三分の一を先に内側に折り、それから文書の上部三分の一を外側に折り内容が見えるようにしておきます。

正式な文書の場合の折り方は、誰かが間違って封筒を開けてしまったっ場合でも、内容をすぐに確認できないようにします。

文書の下部三分の一を上に向かって内側に折り、続いて上部の三分の一を内側に下方向に向かって折り曲げることで、文書の中が見えないようにします。

正式な手紙にも関わらずDMのような折り方をしていると、取引先から常識がないと思われる可能性もありますので注意しましょう。