大きなプロジェクトや長期に渡る計画、これらはスケジュールを立てるところから全てが始まります。スケジュールの立て方が上手くなければ、その計画もスムーズに進めていくことができません。
どのような視点や考え方で計画を立てていけばいいのか、それをまとめてみたいと思います。ぜひ参考にし、実際に計画を立てる際に役立ててみてください。
スケジュールの作成は全体像を眺めながら
計画というのは、それを全体で眺めながら細分化していくことが重要です。
全体を眺めると、どの作業にどのくらいの時間をかけるべきかが見えてきます。
最初から個々の細分化された計画だけに視点を置くと全体像が見えずに、適切な計画が立てづらくなってしまうでしょう。タイムリミットから逆算しながら、バランス良く無理のない計画を作り上げていくことこそが、長期の計画を上手にスケジューリングするコツとなります。また、全体像を眺めると、どの作業にどのような可能性があるのかを把握しやすくもなります。可能性とは、トラブルやミスなどのこと。
スケジュールの作成はこうしたことも考慮しながら、ある程度余裕をもたせて行っていくことが求められるでしょう。
長期計画は短期計画の集合体
その計画の期間が長ければ長いほど、それは小さな、あるいは短い期間の計画が集約されて組み立てられていきます。全体像を眺めた時に、最終目標はもちろん見えるでしょうが、そこに届くまでの各段階ごとの達成すべき目標をあらかじめ立てておくと、より計画が立てやすくなるでしょう。
また、その各段階ごとで達成すべき目標や、そこに到達するための計画を立てていくと、計画がスッキリとするだけではなく、モチベーションの維持にも寄与します。
長期の計画は、このように短期計画を集合させた形で組み立てていってください。
長期計画を作成する時の流れ
長期計画を作成する時には、まずタイムリミットを決めます。
あらかじめ決められている場合でも、それよりも少し早い期日にタイムリミットを設定しておくと、ギリギリのスケジュールにならずに済むでしょう。トラブルなどが発生した場合にも対処しやすくなります。
そのタイムリミットから逆算し、作業を細分化しながら、各段階ごとの作業内容を明確化していきます。当然、それらの細分化された作業にはどのくらいの時間がかかるのかも考えながら、適切なスケジューリングをしていきましょう。計画を細分化したら、上で説明したように、各段階ごとに目標を設定し明確化しておいてください。もし他にも行わなければならない作業やプロジェクトがある場合には、そちらも同様に計画を立てていきます。
その時、無理なスケジューリングになりそうな箇所があれば、日程をずらすなどして、無理がないように調整していきましょう。細分化した作業の具体的な進め方などを検討・設定し、全体のスケジュール調整を整えていきます。
計画は必ず表を作成すること
長期の計画を遂行する場合には、特に計画を視覚化させておきましょう。表などを作成し、そこに詳細を書き込んでおくと、そこに書かれたスケジュールが脳内に定着し、スムーズに作業できるようになります。
その通りに進めることが理想ですが、仮に計画よりも早めに作業が進んだ場合には、その後の作業も前倒しして、どんどん片付けるような意識を持っておいてください。その時は新たに計画表を作り直すなどし、その新しいスケジュールを脳内に定着させた方がいいでしょう。変更前の計画が頭から離れ、よりスムーズな計画遂行に寄与するはずです。
